Dobíjení kreditu

Operátor jídelny zodpovídá za dobíjení kreditu na účty strávníků a organizací. Tato stránka popisuje, jak kredit dobít, jak sledovat zůstatky a jak pracovat s historií transakcí z pohledu operátora.

Proces dobíjení

Dobíjení kreditu je pro oba subjekty dvoustupňový proces:

1. Příjem platby — U strávníků: Rodič zaplatí částku jedním ze způsobů:
   • Bankovním převodem na účet jídelny
   • Hotovostí přímo v jídelně U organizací: Organizace zaplatí či operátor přidá prostředky dle dohody.
2. Zaevidování v systému — Operátor přičte částku na účet strávníka nebo organizace v edumeal.

Jak dobít kredit v systému

U strávníka:

1. Přejděte do sekce Strávníci a otevřete detail strávníka.
2. Přepněte na záložku Zůstatek.
3. Klikněte na tlačítko Dobít.
4. Zadejte částku v Kč. Lze zadat i haléře (např. 150,50).
5. Volitelně přidejte poznámku (např. číslo bankovní transakce).
6. Klikněte na Potvrdit dobití.

Částka se okamžitě přičte na účet strávníka a rodič ji uvidí ve své historii transakcí.

U organizace:

1. Přejděte do sekce Organizace a otevřete detail organizace.
2. Přepněte na záložku Zůstatek.
3. Klikněte na tlačítko Dobít.
4. Zadejte částku v Kč (i s haléři) a volitelně poznámku.
5. Klikněte na Potvrdit dobití.

Částka se okamžitě přičte na účet organizace a objeví se v pohybech na účtu.

Transakce je v obou případech zalogována s časovým razítkem a identifikací operátora, který dobití provedl.

Důležité: Vždy dobíjejte kredit až po ověření, že platba skutečně dorazila (na bankovní účet nebo byla přijata hotovostí). Pro bankovní převody doporučujeme využít funkci Import bankovního výpisu, která párování provede automaticky.

Přehled zůstatků

V sekci Strávníci (a v reportu Zůstatky strávníků) operátor vidí přehled všech strávníků a jejich zůstatků:

• Jméno strávníka a výdejní místo
• Aktuální zůstatek (vizuálně zvýrazněn BalanceBadge - barevný odznak)
• Zvýraznění strávníků s nízkým nebo nulovým zůstatkem
• Možnost filtrovat podle výdejního místa
• Řazení podle zůstatku (vzestupně/sestupně)

V sekci Organizace operátor vidí zůstatky všech organizací, které slouží k hromadným objednávkám. Každá organizace má:

• Jméno a identifikátor organizace
• Aktuální zůstatek (stejný BalanceBadge jako u strávníků)
• Vizuální zvýraznění organizací s nízkým zůstatkem
• Řazení podle zůstatku

Tyto přehledy jsou užitečné pro identifikaci subjektů, které potřebují dobít kredit, a pro celkový finanční dohled nad provozem jídelny.

Pohyby na účtu

Na záložce Zůstatek vidí operátor kompletní historii účtu strávníka i organizace — stejnou, jakou vidí rodič, seskupenou po dnech. Jeden řádek je jeden den zaúčtování se svým součtem a zůstatkem, na kterém ten den skončil. Rozbalením dne se ukážou jednotlivé pohyby. Nejnovější den je rozbalený rovnou, stránkuje se po 20 dnech.

Zůstatek na hlavičce dne je to, čím se řeší reklamace: dá se odshora dolů ukázat, jak se účet dostal k dnešnímu číslu.

Kdo objednávku zadal

U řádků Objednávka a Zrušená objednávka je značka s tím, kdo je způsobil — Zadal rodič, Zadal strávník, Zadala jídelna, Zadala organizace nebo Automatické objednávání. Je to první věc, na kterou se podívat, když rodič tvrdí, že objednávku nezadal. Rodič vidí ve svém přehledu totéž.

Prázdná značka znamená, že se to nezaznamenalo, ne že to zadal rodič. Systém tuto informaci u objednávek začal ukládat teprve nedávno; u starších řádků se doplnila zpětně jen tam, kde ji šlo doložit z auditního záznamu.

Jméno konkrétní osoby se v panelu neukazuje — pokud ho u nějakého řádku potřebujete, vyžádejte si dohledání u správce systému.

Co který pohyb říká:

Datum u dne je datum zaúčtování, tedy okamžik, kdy se peníze pohnuly. Objednávka se odečítá hned při zadání, takže jídlo objednané na příští měsíc má zaúčtování dnešní. Proto řádek odběru uvádí i den, na který je jídlo objednané („Oběd 1 na 3.9.2026: Svíčková”) - jinak nelze poznat předplacenou budoucí objednávku od té, která už se snědla.

Zrušení vkladu kreditu

Vklad zadaný omylem (duplicita, špatný strávník) se ruší tlačítkem Zrušit u toho řádku. Vyžaduje se důvod a ten uvidí rodič v historii účtu — pište ho tak, jak by mu dával smysl („Duplicitní zápis”), ne jako interní poznámku.

Platbu kartou zrušit nelze. Tlačítko se u ní neukáže: peníze by se z účtu odečetly, ale na kartu by se nevrátily, a rodič by v historii četl, že jeho platba byla zrušena. Když je potřeba takový pohyb narovnat, použijte ruční korekci zůstatku, která se tak i jmenuje a taky vyžaduje důvod.

Zrušený vklad z historie nemizí. Zůstane na svém místě přeškrtnutý se značkou „Stornováno” a vedle něj vznikne opravný řádek se zápornou částkou. Z účtu se odečte stejná částka, jaká byla vložena.

Je to záměr: kdyby řádek zmizel, změnily by se zpětně všechny zůstatky za ním a rodič by u staršího dne našel jiné číslo, než jaké tam viděl minule. Takhle historie jednou zapsaná drží. Každé zrušení je navíc zalogováno v auditu s operátorem a časem.

Historie je nezbytná pro řešení reklamací a dotazů. Pokud rodič či zástupce organizace tvrdí, že dobití nebylo zaevidováno, operátor v ní ověří, zda a kdy transakce proběhla.

Import bankovního výpisu

Operátor může importovat bankovní výpis a tím hromadně dobít kredity více strávníkům najednou. Systém automaticky spáruje platby se strávníky podle variabilního symbolu (VS).

Máte účet u Fio banky? Párování lze plně zautomatizovat - edumeal stahuje příchozí platby sám, bez ručního nahrávání výpisů. Viz Bankovní připojení.

Podporované formáty

• GPC / ABO — Standardní formát českých bank (soubory .gpc nebo .abo)
• CSV — Tabulkový export z bankovní aplikace

Jak provést import

1. Přejděte do sekce Platby → Import výpisu.
2. Vyberte soubor bankovního výpisu z disku (GPC nebo CSV).
3. Systém zobrazí přehled výsledků importu:
   • Spárované řádky — Platby úspěšně přiřazené ke strávníkovi podle VS
   • Nespárované řádky — Platby, u nichž se nepodařilo najít odpovídající strávníka
   • Celkem řádků — Celkový počet zpracovaných transakcí ve výpisu
   • Celková připsaná částka — Součet všech úspěšně připsaných kreditů
4. Zkontrolujte přehled a klikněte na Potvrdit import.

Tip: Nespárované řádky vyřešíte v Přehledu plateb — přímo z řádku je spárujete se strávníkem nebo organizací. Nespárování nastane nejčastěji při chybně zadaném variabilním symbolu nebo při platbě od nového rodiče, který ještě nemá účet v systému.

Historie importů

Každý provedený import je uložen v historii importů. Pro každý import jsou dostupné:

• Datum a čas importu a identifikace operátora
• Souhrnné statistiky (spárované, nespárované, celková částka)
• Detail řádků — pro každou transakci ve výpisu je uveden výsledek párování

Seznam lze přepínačem Jen importy s napárovanou platbou zúžit pouze na importy, u kterých se spárovala alespoň jedna platba — užitečné pro skrytí výpisů, kde se nic nenapárovalo.

U automatické synchronizace (Bankovní připojení) se do historie ukládají jen ty kontroly, které něco přinesly — novou připsanou platbu nebo nespárovaný řádek k ruční kontrole. Opakované kontroly během dne, při kterých banka vrátí jen už dříve připsané platby, žádný nový záznam nevytvoří.

Přehled plateb

Platby → Přehled plateb ukazuje všechny bankovní pohyby za zvolené období na jedné stránce — a zároveň slouží jako pracovní fronta plateb, které se nepodařilo připsat.

Období se počítá podle data pohybu

Rozsah dat filtruje podle data pohybu z bankovního výpisu, ne podle data importu. Číslo za leden tedy sedí s tím, co ukazuje banka, i když jste lednový výpis nahráli až v únoru.

Má to jeden důsledek, který je dobré znát: číslo za uzavřený měsíc se může zpětně změnit, když dorazí opožděný import. Proto každý řádek ukazuje obě data — datum pohybu i datum, kdy platba dorazila do systému. Pokud výpis datum pohybu neobsahoval, použije se datum importu a řádek je označený hvězdičkou.

Dlaždice jsou zároveň filtr

Nad tabulkou je pět souhrnů za období — Připsáno, Nespárováno, Neřešeno, Duplicity a Odchozí, vždy s částkou i počtem. Kliknutím na dlaždici se tabulka zúží jen na daný stav, dalším kliknutím se filtr zruší. Souhrny se přitom nemění — ukazují pořád celé období, takže po kliknutí na „Nespárováno” pořád vidíte, kolik za měsíc přišlo celkem.

Pod dlaždicemi je rozpad připsaných peněz podle zdroje (nahraný výpis / Fio / Raiffeisenbank).

Dál se dá filtrovat podle důvodu nespárování a podle zdroje, hledat přes variabilní symbol, protiúčet, zprávu pro příjemce nebo jméno, a řadit podle data a částky. Nastavení filtrů je součástí adresy stránky — můžete si ji uložit do záložek nebo poslat kolegovi.

Tlačítkem Export CSV stáhnete přesně to, co je zrovna vyfiltrované, včetně řádků na dalších stránkách.

Proč se platba nespárovala

U každé nepřipsané platby je uvedený důvod:

Jeden pohyb, jeden řádek

Automatická synchronizace stahuje z banky opakovaně a tentýž pohyb může doručit několikrát za den. Přehled ho ukazuje jednou — u zdroje je pak vidět „· 3×”, tedy kolikrát banka pohyb poslala. Bez toho by se jedna odchozí platba za 12 000 Kč objevila v souhrnu třikrát a měsíc by nesouhlasil s bankou.

Pokud se u téhož pohybu později něco změní (například doplníte variabilní symbol a další stažení už platbu připíše), ukáže se ten výsledný stav, ne ten původní.

Vyřešení nespárované platby

U řádků ve stavu Nespárováno (a Chyba) je tlačítko Vyřešit. Nabízí dvě možnosti:

Spárovat ručně — vyberete strávníka nebo organizaci a kredit se připíše na jejich účet. Platba se pak zobrazuje jako „Spárováno ručně” a v řádku je vidět, komu peníze šly. Systém hlídá, aby se jedna platba nedala připsat dvakrát — ani při dvojkliku, ani když ji řeší dva lidé současně.

Neřešit — pro peníze, které nikomu nepatří: cizí platba, vratka, platba na špatný účet. Nic se nepřipisuje, ale poznámka je povinná, aby bylo později dohledatelné proč. Platba zmizí z fronty a najdete ji přes dlaždici Neřešeno. Pokud se ukáže, že platba přece jen někomu patří, vrátíte ji zpět tlačítkem Vrátit do řešení.

Ručně spárovanou platbu už zpět vrátit nelze — peníze se pohnuly, takže případná oprava se dělá korekcí zůstatku, která nese vlastní důvod.

Obě akce se zapisují do auditního záznamu včetně toho, kdo je provedl.

Hromadné operace (ruční dobití)

Kromě importu bankovního výpisu lze kredit dobíjet po jednotlivých strávnících ručně, jak je popsáno v sekci výše.

Ruční korekce zůstatku

Operátor (a admin) mohou nově ručně upravit zůstatek strávníka nebo organizace o kladnou nebo zápornou částku. Tato funkce slouží k nápravě chyb, vrácení peněz nebo účtování speciálních položek mimo běžné dobití.

Jak provést korekci

U strávníka:

1. Přejděte do sekce Strávníci a otevřete detail strávníka.
2. Přepněte na záložku Zůstatek, kde pod dobitím najdete formulář Ruční korekce zůstatku.
3. Zadejte částku (kladné číslo pro zvýšení zůstatku, záporné číslo pro snížení) a povinný důvod (např. “Vrácení peněz za zrušenou objednávku”, “Chyba v dobití”).
4. Potvrďte korekci.

U organizace:

1. Přejděte do sekce Organizace a otevřete detail organizace.
2. Přepněte na záložku Zůstatek, kde vidíte aktuální zůstatek, historii transakcí a formulář korekce.
3. Zadejte částku a povinný důvod a korekci potvrďte.

Zůstatek se okamžitě změní a korekce se objeví v historii transakcí jako typ “Ruční korekce”.

Důležité vlastnosti

• Kladná i záporná — Na rozdíl od běžného dobití lze zůstatek upravit oběma směry. Korekce může strávníka poslat do minusu, což je běžně na základu dobití zakázáno.
• Povinný důvod — Každá korekce musí mít vyplněný důvod, který se uchovává v historii pro audit.
• Není editovatelná ani odstranitelná — Jakmile je korekce potvrzena, nelze ji zpětně zrušit nebo změnit. Pokud operátor provede chybu, opraví ji další korekcí s opačnou částkou.
• Auditovaná — Každá korekce se loguje s časem, operátorem a důvodem. Slouží jako úplný audit trail.
• Platí pro strávníky i organizace — Ruční korekci lze použít jak pro jednotlivé strávníky, tak pro organizace. U organizací je to první způsob, jak upravit zůstatek přes uživatelské rozhraní.
• Přístup jen operátor a admin — Tuto funkci mohou používat pouze operátoři a administrátoři tenanta. Rodiče a ostatní role ji vidět nemohou.

Bezpečnost a audit

Každá finanční transakce v systému je logována s následujícími údaji:

• Čas provedení
• Identifikace operátora
• Typ transakce a částka
• Reference (poznámka, číslo objednávky)

Tyto údaje nelze zpětně měnit a slouží jako audit trail pro případ kontroly nebo reklamace. Systém zajišťuje, že finanční data jsou konzistentní a odolná proti manipulaci.

Časté otázky

Mohu kredit odečíst (záporné dobití)?

Ano. K tomu slouží funkce Ruční korekce zůstatku. Na rozdíl od běžného dobití (které je vždy kladné) umožňuje korekce zvýšit i snížit zůstatek. Viz část Ruční korekce zůstatku výše.

Co když omylem dobiji špatnou částku?

Zaevidované dobití nelze zrušit. V případě chyby vytvořte Ruční korekci zůstatku s opačnou částkou a uvedením důvodu chyby. Např. pokud jste dobili 500 Kč omylem místo 300 Kč, vytvořte korekci - 200 Kč s důvodem “Oprava chybného dobití”.

Jak zjistím, kteří strávníci mají nízký kredit?

V přehledu zůstatků seřaďte strávníky podle zůstatku vzestupně. Strávníci s nulovým nebo nízkým zůstatkem budou na začátku seznamu a jsou vizuálně zvýrazněni červenou barvou.