Audit odeslaných e-mailů

Systém edumeal odesílá řadu e-mailů (pozvánky, reset hesla, nízký kredit, měsíční výpisy, potvrzení a souhrny objednávek…). Audit odeslaných e-mailů uchovává záznam o každém odeslaném e-mailu, takže když se rodič ozve „nic mi nepřišlo”, rychle ověříte, zda a kdy e-mail odešel a jak dopadl.

Kde audit najdete

Samostatný přehled Audit e-mailů v navigaci (operátor vidí svůj provoz).
Záložka „Odeslané e-maily” přímo na detailu strávníka, rodiče i organizace - filtrovaná na e-maily dané osoby (nejrychlejší cesta při řešení konkrétního dotazu).

Co v přehledu je

Každý řádek ukazuje typ e-mailu, příjemce, čas a stav. Filtrovat lze podle příjemce (hledání), typu, stavu a data (výchozí je aktuální den - rozsah si podle potřeby rozšíříte poli Datum od / Datum do).

Stav e-mailu

Odesláno - e-mail byl úspěšně předán k doručení (poštovnímu serveru).
Selhalo - odeslání se nezdařilo ani po opakovaných pokusech; u řádku je srozumitelný důvod (a technický detail po rozkliknutí).

Pozor: „Odesláno” neznamená „doručeno”. Znamená to, že systém e-mail úspěšně předal k doručení - nikoli potvrzení, že dorazil do schránky příjemce (e-mail mohl skončit ve spamu nebo ho odmítnout cílový server bez zpětné vazby). Pro „nepřišel e-mail” tak audit potvrdí, že problém není na naší straně odeslání.

Pořadí odesílání a měsíční výpisy

E-maily neodcházejí striktně v pořadí, v jakém vznikly. Přednost mají ty, na které někdo čeká u obrazovky:

Reset hesla, přihlašovací údaje, pozvánky
Potvrzení objednávek, nízký kredit, kuchyňské sestavy
Měsíční výpisy a přehled novinek

Měsíční výpisy se navíc rozprostírají v čase. Dávka startuje druhý den v měsíci ve 2:00 a odchází postupně - poštovní server má hodinový limit, a kdyby šla naráz, část by ji odmítl. U tisíce výpisů je hotová kolem 6:00.

Praktický důsledek pro audit: než dávka doteče, část výpisů v auditu ještě není vidět - ne proto, že selhaly, ale proto, že na ně zatím nepřišla řada. Když se rodič ozve dopoledne druhého dne v měsíci, že mu výpis nepřišel, podívejte se do auditu znovu později, případně použijte filtr Typ → Měsíční výpis a srovnejte s ostatními rodiči.

Co audit neumí

Není v něm potvrzení doručení, otevření ani „bounce” - sledujeme jen to, co systém při odesílání ví.
Nelze z něj e-mail znovu odeslat - je čistě informativní. Opětovné odeslání řešte akcí, která e-mail vyvolala (např. znovu poslat pozvánku z detailu strávníka).
Neukládá text e-mailu, jen údaje o odeslání.

Retence (jak dlouho se záznamy uchovávají)

Dobu uchování nastavíte v Nastavení → Notifikace → Retence auditu e-mailů (dny). Výchozí je 30 dní, rozsah 7–730 dní. Starší záznamy se automaticky mažou. Potřebujete-li delší prokazatelnost, retenci zvyšte.

Při smazání uživatele (GDPR) záznam auditu zůstává, ale e-mailová adresa se v něm anonymizuje.