Reporty

Sekce Reporty (v levém menu operátora) sdružuje přehledové sestavy nad celým provozem. Na rozdíl od kuchyňských sestav (Kuchyňské operace), které se týkají jednoho dne a přípravy jídla, jsou reporty souhrnné pohledy pro finanční a provozní kontrolu. Obě sestavy lze vytisknout (tlačítko Tisk) i exportovat do CSV pro další zpracování v tabulkovém procesoru.

Nákupní žádanka

Nákupní žádanka odpovídá na otázku kolik toho musíme nakoupit. Je určená nákupčímu a na rozdíl od kuchyňských sestav se dívá na období, ne na jeden den - typicky na týden dopředu. Proto je v Reportech a ne v Kuchyňských operacích.

Období je předvyplněné na příští týden (pondělí–neděle) a jde ho změnit poli Od / Do (maximálně 31 dní). Výchozí rozsah je celý provoz, tedy všechny kuchyně - nákupčí obvykle objednává za celou organizaci. Přepínačem Všechny kuchyně lze sestavu zúžit na jednu kuchyni.

Výběr kuchyně zúží sestavu ve dvou směrech naráz: počítají se objednávky strávníků jejích výdejních míst a zároveň se berou jen receptury, které ta kuchyně připravuje. Receptura bez určené kuchyně se připravuje všude, takže projde vždycky. Bez výběru kuchyně se sečtou receptury všech kuchyní - u dvou variant téhož jídla (knedlíky vlastní i kupované) tedy uvidíte obě, což za celý provoz odpovídá skutečnosti.

Sestava se nepočítá sama, ani při otevření. Nastavíte období, kuchyni a receptury a pak kliknete na Sestavit žádanku; do té doby stránka jen napíše, pro jaké období je připravená. Je to nejdražší sestava v aplikaci - počítá objednávky za celé období - a dokud se počítala po každém kliknutí, zaplatili jste ji i za mezikroky, které jste stejně nečetli. Změníte-li filtr, sestava pod ním zůstane z předchozího výběru a stránka to napíše; Tisk i Odeslat jsou do přepočtu zamčené, aby papír neukazoval jiné období než obrazovka.

Jedna věc se přizpůsobí hned: nabídka receptur sleduje období. Posunete-li datum, seznam receptur k zaškrtnutí se překreslí okamžitě, protože jinak byste vybírali z jídel, která se v novém termínu nevaří.

Filtrem Všechny receptury se sestava zúží na vybrané receptury - třeba jen na svíčkovou, nebo na dvě jídla, která se nakupují od stejného dodavatele. Nabídka není celá vaše kuchařka: jsou v ní jen receptury, které se ve zvoleném období opravdu vaří, takže zaškrtnutím nikdy nedostanete prázdný seznam. Když změníte období nebo kuchyni, nabídka se tomu přizpůsobí. Prázdný výběr znamená všechny receptury, což je běžný stav. Zaškrtnutí všech položek je totéž jako žádná - obojí je nefiltrovaná sestava.

Jedno jídlo se často skládá z víc receptur (hlavní chod a příloha). Vyberete-li jen jednu z nich, žádanka nakupuje jen pro ni - suroviny druhé receptury se do seznamu nedostanou, i když se vaří k témuž jídlu.

Filtr je serverový parametr, ne skrývání na obrazovce: promítne se do tisku, PDF, CSV i e-mailu, takže papír nikdy neukazuje jiné receptury než obrazovka. Když je filtr aktivní, sestava to napíše nad tabulku i do hlavičky PDF (Filtr - receptury: Svíčková na smetaně). Vyberete-li víc než tři receptury, místo výčtu jmen se uvede jejich počet (Filtr - 12 receptur) - dvacet názvů už není poznámka, ale odstavec, a stejný text jde i do e-mailu a doplní názvy receptur do názvu stahovaného souboru - u CSV je název jediné místo, kde to může být vidět, a nákupní seznam za polovinu týdne nesmí vypadat jako za celý. Je-li receptur vybráno hodně, název souboru místo výčtu uvede jejich počet. Filtr je taky součástí adresy, takže poslaný odkaz otevře přesně tu sestavu, kterou jste viděli.

Odkaz může časem zestárnout: přesunete-li v něm období na týden, kdy se vybraná receptura nevaří, žádanka ji z filtru tiše vypustí místo toho, aby hlásila chybu nebo ukázala prázdný seznam. Zbydou-li tak nula receptur, uvidíte celé období nefiltrované.

Výběr necháte rozbalený a zaškrtáte, co potřebujete - sestava se přepočítá až když s klikáním přestanete, ne po každé jednotlivé položce. Adresa v prohlížeči se přitom mění hned, takže odkaz můžete poslat bez čekání na dopočítání.

Volba receptur nemění hlášku o uzávěrce - ta odpovídá na otázku, jestli se ještě může změnit celé období, a bere výchozí uzávěrku jídelny. Filtrovaná žádanka, která by u téhož týdne hlásila pozdější uzávěrku než nefiltrovaná, by čtenáře jen mátla.

Osa sestavy je surovina: řádek je surovina s celkovým množstvím za období a pod ní vždy receptury, do kterých jde - i když je jen jedna, aby bylo vidět, na co se surovina kupuje. U víc receptur nese každý řádek i množství do dané receptury; u jediné receptury se množství neopakuje, protože je shodné s celkem na řádku suroviny. Přepínačem Rozpad podle receptur se dá vypnout - pak zůstane plochý seznam surovina / množství. Volba se promítne i do tisku, PDF a CSV, takže všechny výstupy nesou totéž co obrazovka; celková množství se nikdy neschovají, přepínač skrývá jen vysvětlení, ne to, co se má koupit. Množství se pro čitelnost převádí na nákupní jednotky - nad 1000 g se ukáže v kg, nad 1000 ml v litrech, vždy na dvě desetinná místa (1,05 kg). Pod tisícem zůstává původní jednotka (750 g). CSV je výjimka: nechává surovinu v její vlastní jednotce a nepřevádí, aby ve sloupci nemíchalo gramy s kilogramy.

Pozor: čísla nemusí být konečná. Sestava se dívá dopředu, ale množství počítá z objednávek, a ty se sbíhají až do uzávěrky daného dne (ve výchozím nastavení v 10:00 předchozího pracovního dne). Sestava proto na obrazovce vždy nahoře uvádí, kolik dnů období je ještě před uzávěrkou - u těch se množství mohou ještě zvýšit. Pokud jídelna používá automatické objednávání na celý měsíc dopředu, jsou objednávky k dispozici a čísla sedí; jinak je nutné počítat s tím, že ještě porostou.

V PDF ani v CSV tahle informace není - je platná jen v okamžiku zobrazení a na uloženém nebo odeslaném dokumentu by za pár dní lhala.

Tlačítko Tisk otevře sestavu jako PDF v nové záložce, odkud ji prohlížeč vytiskne nebo uloží - je to tentýž dokument, který se posílá e-mailem, takže se tištěná a odeslaná verze nemohou rozejít. Vedle toho jde sestava stáhnout jako CSV a odeslat e-mailem vybraným příjemcům z adresáře kontaktů. CSV nese i rozpad podle receptur (řádek s prázdnou recepturou je součet za surovinu), takže se dá dál zpracovat ve skladovém systému. Nákupní žádanka se nikdy neposílá na e-maily výdejních míst - je to podklad pro nákup, ne pro výdejnu.

Nákupní žádanka spolu s Podkladem pro vaření nahradila dřívější Žádanku surovin v Kuchyňských operacích, která byla zrušena.

Zůstatky strávníků

Report Zůstatky strávníků ukazuje stav kreditu strávníků napříč celým provozem ke zvolenému dni. Slouží k rychlé identifikaci strávníků v mínusu a k celkovému finančnímu dohledu — odpovídá na otázku „kolik peněz na účtech k tomu dni skutečně leželo”.

Na srovnání s účetnictvím je Měsíční uzávěrka, ne tahle sestava. Obě umí ukázat zůstatek, ale počítají ho jinak a pro tentýž den se můžou lišit. Rozdíl a důvod jsou popsané u uzávěrky.

Stav ke dni. Nahoře nad sestavou je volba data a zůstatky se počítají ke konci toho dne, tedy o půlnoci. Předvyplněný je poslední den předchozího měsíce, protože tak se sestava nejčastěji potřebuje; vybrat jde ale kterýkoli den, i dnešní, pokud vás zajímá aktuální stav. Zpětný stav se dopočítá z pohybů na účtu, takže si kdykoli vytáhnete i uzávěrku několik měsíců starou — nic se k tomu nemusí dopředu ukládat. Zvolený den zůstává v adrese stránky, takže se dá odkaz poslat dál.

Seznam je seskupený podle kuchyně → výdejního místa. Pro každé výdejní místo je samostatná tabulka s řádky:

• Strávník — jméno a příjmení
• Archivovaný — označení u strávníka, který byl mezitím archivován
• Var. symbol — variabilní symbol kreditního účtu
• Zůstatek — zůstatek kreditu ke zvolenému dni; záporné hodnoty jsou červeně

V sestavě je každý strávník, který měl ke zvolenému dni nenulový zůstatek. Strávníci s nulou v ní nejsou — sestava se má sečíst na peníze, které na účtech skutečně ležely. Ze stejného důvodu v ní zůstává i archivovaný strávník, pokud mu na účtu zůstal kredit; jinak by z celkového součtu peníze zmizely. Platí to bez ohledu na to, kdy byl archivován — kredit na účtu leží dál. Takový řádek je označený ve sloupci Archivovaný.

Bankovní platba je v této sestavě podle času importu, ne podle data na výpisu. Platba se na účet strávníka připíše v okamžiku, kdy se výpis natáhne z banky. Pokud se výpis z posledního dne měsíce načte až prvního, proti bankovnímu výpisu sestava o pár takových plateb odsedí. Pro srovnání s účetnictvím proto slouží Měsíční uzávěrka — ta počítá platbu podle data na výpisu.

Rozdělení podle výdejních míst je podle současného stavu. Zůstatky se počítají zpětně, ale strávník je v sestavě zařazený pod kuchyň a výdejní místo, kam patří dnes. Pokud jste ho mezitím přeřadili jinam, jeho zpětný zůstatek se objeví v mezisoučtu nového výdejního místa. Celkový součet za provoz je tím nedotčený, rozejít se mohou jen mezisoučty za jednotlivá výdejní místa.

U každého výdejního místa je uveden mezisoučet (počet strávníků a součet zůstatků). Nahoře nad seznamem je souhrn za celý provoz — počet strávníků se zůstatkem a celkový zůstatek. Ten počet není počet strávníků v provozu, ale počet těch, kdo k tomu dni na účtu něco měli.

• Export CSV — stáhne soubor zustatky-stravniku-<datum>.csv se všemi řádky ke zvolenému dni; nese i sloupec Archivovaný.
• Tisk — otevře sestavu jako PDF v nové záložce, odkud ji prohlížeč vytiskne nebo uloží. Zvolený den je uvedený v hlavičce dokumentu, takže se neztratí ani po přejmenování souboru. Sestava je seskupená po kuchyních a výdejních místech s mezisoučty a celkovým součtem, stejně jako na obrazovce.

Měsíční uzávěrka

Report Měsíční uzávěrka je podklad pro srovnání dat v Edumealu s účetnictvím. Za zvolený měsíc dá na každého strávníka a každou organizaci jeden řádek, ve kterém platí:

zůstatek k 1. dni + stravné + ostatní pohyby + platby = zůstatek na konci měsíce

Odepsané částky jsou záporné, takže se řádek sečte zleva doprava. A protože zůstatek na konci jednoho měsíce je zůstatkem k 1. dni toho dalšího, dají se měsíce navázat za sebou.

Volba měsíce. Nahoře je výběr měsíce, předvyplněný ten předchozí — uzávěrka se dělá, až je měsíc u konce. Vybrat jde i běžící měsíc, pak sestava ukáže čísla, jak stojí teď. Zvolený měsíc zůstává v adrese stránky, takže se dá odkaz poslat účetní.

Co v kterém sloupci je

• Zůstatek k 1. dni — kolik na účtu bylo, než měsíc začal
• Stravné — objednávky a zrušené objednávky za jídla podaná v tomto měsíci
• Ostatní pohyby — všechno, co není jídlo ani příchozí platba: zakoupený čip, ruční oprava zůstatku, počáteční zůstatek z importu, odpis dluhu, zrušený vklad
• Platby — vklady a bankovní platby, které v tomto měsíci přišly
• Zůstatek na konci — výsledek řádku

Sloupec se jmenuje Ostatní pohyby, a ne „poplatky”, schválně: kromě čipu do něj padá i počáteční zůstatek z importu nebo odpis dluhu, a číst pět tisíc počátečního zůstatku jako poplatek by bylo zavádějící.

Strávníci a organizace jsou dvě oddělené sekce, každá s vlastním součtem. Nesčítají se dohromady: organizace ve fakturačním režimu platí měsíčně pozadu a její mínus je pohledávka, ne chybějící kredit — jeden společný součet by tvrdil, že provoz drží peníze, které má naopak dostat. Takový řádek je označený.

V sestavě je každý účet, na kterém se v měsíci něco pohnulo nebo který nese nenulový zůstatek. Účty, na kterých celý měsíc leželo nic, v ní nejsou.

Čím se liší od Zůstatků strávníků

Obě sestavy umí ukázat zůstatek a pro tentýž den můžou dát jiné číslo. Není to chyba, ptají se na jinou otázku:

• Zůstatky strávníků říkají, kolik peněz na účtech ten den leželo. Objednávka na příští měsíc už je zaplacená, takže z toho čísla je pryč.
• Měsíční uzávěrka říká, kam ty peníze věcně patří. Objednávka na zářijové jídlo zadaná v srpnu se počítá do září, i když z účtu odešla v srpnu.

Pro srovnání s účetnictvím je správná uzávěrka. Platí to i pro platby: uzávěrka počítá bankovní platbu podle data na výpisu, takže platba z posledního dne měsíce do něj patří i tehdy, když se výpis natáhl až prvního.

Starší měsíce jsou věrné jen tam, kde to jde z dat doložit. Věcné datum se u pohybů vede od nasazení této sestavy. U starších řádků se dopočítalo tam, kde to data prokazují — u objednávek strávníků a u bankovních plateb; u ostatních (například objednávek organizací) zůstal den zaúčtování. Uzávěrky za měsíce před nasazením proto berte jako orientační.

• Export CSV — stáhne soubor mesicni-uzaverka-<měsíc>_<čas>.csv se všemi řádky. V názvu je i čas stažení, aby se dvě kopie téhož měsíce daly rozeznat.
• Tisk — otevře sestavu jako PDF v nové záložce. V hlavičce je měsíc a kdy byla kopie vygenerovaná — opravy se zpětně promítnou i do už uzavřeného měsíce, takže dvě kopie „srpna” nemusí být totožné.

Strávníci bez aktivního rodiče

Hygienický report: strávníci, kterým nezůstal žádný aktivní rodič ani pečovatel. Každý účet na ně napojený je deaktivovaný, archivovaný, nebo už nepatří do vaší jídelny.

Není to kosmetika. Takovému strávníkovi:

• nelze zadat objednávku (ani vám jako operátorovi),
• se nepřipisují platby - příchozí platba na jeho variabilní symbol skončí v importu jako nespárovaná, s poznámkou, o kterého strávníka šlo.

Právě proto je report vidět: bez něj by peníze tiše ležely na účtu jídelny bez připsání. Počet takových strávníků proto svítí i na Přehledu (dashboardu) a odtud vede přímo sem.

Co je v řádku

Co s tím

• Doplnit rodiče - u strávníka přidejte pečovatele; řádek z reportu zmizí a objednávání i připisování platby se rozjede.
• Archivovat - když strávník do jídelny nepatří. Při kladném zůstatku archivace neprojde, dokud zůstatek nevypořádáte opravou zůstatku.
• U samostatného strávníka (pedagoga) doplnění rodiče nemá smysl - jeho „rodičem” je jeho vlastní účet, takže ho stačí znovu aktivovat.

Archivace i odsud může zrušit účet. Je to tatáž akce jako v seznamu Strávníci, takže se propíše na účty, na kterých strávník visel: účet bez dalšího strávníka se z jídelny odpojí, a byla-li to jeho jediná jídelna, zanikne a jeho e-mailová adresa se uvolní - viz Co se stane s účty. V tomhle reportu je to obzvlášť časté, protože se sem řádek dostane právě tehdy, když strávníkovi nezůstal živý rodič. Dialog proto před potvrzením vypíše, který účet zaniká, a u nevratného dopadu si vyžádá opsat slovo ARCHIVOVAT.

Po nasazení funkce se v reportu můžou objevit i starší nesrovnalosti - strávníci, kterým rodič zhasl ještě dřív, než se stav začal propisovat. Projděte je jednou a report zůstane prázdný.

Nepřipsaná platba se sama nedoplní

Když platbu odmítneme, řádek v bankovním importu zůstane jako nespárovaný a napíše, o kterého strávníka šlo. Doplnění rodiče ale platbu zpětně nepřipíše - automatika se k té transakci už nevrátí:

• Ruční nahrání výpisu: po doplnění rodiče nahrajte tentýž výpis znovu. Platba se připíše, a co už připsané bylo, se podruhé nepřipíše (import kontroluje duplicity).
• Automatická synchronizace s bankou (Fio, Raiffeisenbank): kurzor se posunul dál a ta transakce se znovu nenačte. Vyřešte to buď ručním nahráním výpisu za dané období, nebo opravou zůstatku s poznámkou o čísle platby.

Proto se vyplatí report kontrolovat průběžně a ne až když se rodič ozve, že mu nedošly peníze.

Měsíční report

Report Měsíční report shrnuje objednávky a tržby za zvolený měsíc. Měsíc a rok vyberete v rozbalovacích seznamech nahoře; report se přepočítá automaticky.

Za zvolené období zobrazuje:

• Celkový počet objednávek a celkový příjem (tržby) za celý provoz.

• Rozpad po kuchyních → výdejních místech — pro každou kuchyni tabulka výdejních míst se sloupci Objednávek a Příjem, s mezisoučtem za kuchyni.

• Rozpad po typech jídel — tabulka s počtem objednávek a příjmem pro každý typ jídla (polévka, oběd 1–5, svačina…). Typy jídel jsou v pořadí, v jakém se vydávají během dne, ne podle abecedy.

• Export CSV — stáhne soubor report_RRRR-MM.csv s podkladem pro fakturaci, viz níže.

• Tisk — vytiskne aktuální sestavu.

Export CSV jako podklad pro fakturaci

Na obrazovce je souhrn; fakturační podklad je v CSV exportu. Ten je podrobnější, než co vidíte na stránce, protože se z něj fakturuje - otevřete si ho v Excelu a máte za měsíc rozepsáno:

• U každého výdejního místa jeho plný název a IČO, tedy údaje, které patří na fakturu. Doplňte je v nastavení výdejního místa, jinak zůstanou sloupce prázdné.
• Za výdejní místo řádky po druzích jídla ve tvaru počet × cena = částka.
• Jmenovitě za každého strávníka (příjmení, jméno, variabilní symbol) tentýž rozpad, takže je vidět, z čeho se částka za výdejní místo skládá.
• Za hromadné objednávky každé organizace vlastní řádky, s variabilním symbolem organizace. Krabičky u nich mají vlastní řádek “Krabičky”, protože jde o příplatek, ne o porce.

Jeden druh jídla se může rozpadnout na víc řádků. To je záměr: cena téhož oběda se liší podle věkové kategorie strávníka, dietní varianty a krabičky. Každá odlišná cena má proto vlastní řádek, aby počet × cena vždy vyšlo na uvedenou částku, kterou lze na faktuře přepočítat.

Ceny v podkladu jsou ty, které byly skutečně naúčtovány v době objednání. Pozdější úprava ceníku už uzavřeným měsícem nehýbe.

Do podkladu se nepočítají zrušené objednávky; archivovaná výdejní místa v sestavě nejsou, zatímco archivovaný strávník v ní zůstává — co si odebral, se fakturuje. Objeví-li se u organizace řádek “Dorovnání”, jde o rozdíl mezi tím, co bylo na hromadné objednávce naúčtováno, a součtem jejích řádků po věkových kategoriích; podklad tak vždy dá dohromady částku, kterou organizace skutečně platí.

Tip: Měsíční report je vhodné vygenerovat po uzávěrce měsíce pro účetní evidenci a sdílení se zřizovatelem. Pozor: CSV export obsahuje jména strávníků a jejich variabilní symboly, takže s ním zacházejte jako s osobními údaji — na obrazovce a v tisku jsou naopak jen souhrnná čísla, ta se dají sdílet bez omezení.