Automatické objednávání obědů

Automatické objednávání umožňuje operátorovi spustit hromadné objednávky na celý měsíc pro všechny strávníky, kteří mají nastavený aktivní účet. Systém objedná jídla, která má strávník vybraná (může jich být víc než jedno - typicky přesnídávka, polévka, oběd a svačina), na všechny pracovní dny v daném měsíci, u kterých je jídlo dostupné a uzávěrka ještě neuběhla.

Rozdíl mezi aktivním účtem a automatickým objednáváním

• Aktivní účet - nastavení na úrovni jednotlivého strávníka (sekce Strávníci → detail strávníka → Nastavení objednávek). Určuje, jestli se strávník může objednávat automaticky. V seznamu strávníků takového poznáte podle zeleného blesku ve sloupci před jménem; šedá ruka znamená ruční objednávání.
• Automatické objednávání - běh, který zpracuje všechny strávníky s aktivním účtem a jejich výchozí variantou na daný měsíc. Spustíte ho ručně, nebo si v nastavení provozu zapnete plán a systém ho zařadí sám každý měsíc.

V praxi se tyto dva systémy doplňují:

• Rodičů, kteří aktivně používají aplikaci → aktivní účet, objednávají si sami, operátor nemusí nic dělat.
• Mateřské školy a instituce, kde se objednává centrálně → aktivní účet + běh každý měsíc, buď ručně, nebo podle plánu.

Kdy běh proběhne

Plán (automaticky každý měsíc)

V Nastavení provozu → Objednávání → Automatické objednávky zapnete přepínač Spouštět automaticky každý měsíc a nastavíte den v měsíci a hodinu. Systém pak sám zařadí běh na následující měsíc.

• Plán je defaultně vypnutý. Dokud ho nezapnete, spouští se objednávky jen ručně - nic se nerozjede samo.
• Výchozí hodnota je 25. den; 31 znamená poslední den měsíce (v únoru 28.).
• Po uložení vám stránka řekne konkrétní datum: „Nejbližší běh: 25. 8. 2026 03:00 na 2026-09”, a k tomu uzávěrku prvního objednávkového dne, kterou musí stihnout.
• Nastavení se neuloží, pokud by běh proběhl až po uzávěrce prvního dne cílového měsíce - začátek měsíce by se neobjednal a nikdo by si toho v noci nevšiml. Systém napíše, dokdy nejpozději musí běh proběhnout. Stejná kontrola se spustí i když zpřísníte uzávěrku na záložce Druhy jídla.
• Když do uzávěrky zbývá méně než den, uložení projde, ale stránka upozorní: kdyby běh selhal, nemusí být čas spustit ho ručně.
• Běh proběhne jednou. Když selže, čeká na vaše ruční spuštění - systém ho sám nezkouší znovu.
• Zapnutí po nastaveném dni znamená, že nejbližší běh je až příští měsíc (stránka to napíše). Ten „přeskočený” měsíc spusťte ručně - systém ho sám neobjedná pár dní před začátkem, kdy už nemusí stihnout uzávěrku.

Zapnutí na výdejním místě

Nastavovat aktivní účet po jednom strávníkovi je u mateřské školy o osmdesáti dětech nepoužitelné. Na detailu výdejního místa (Výdejní místa → vyberte místo) je proto sekce Automatické objednávání se dvěma nezávislými věcmi.

Výchozí jídla pro nově zakládané strávníky

Vyberete jídla a uložíte. Od té chvíle má každý nově zakládaný strávník na tomto výdejním místě automatické objednávání zapnuté s tímto výběrem - ať už ho zakládáte ručně, přes registraci rodiče, nebo importem z CSV.

Tři věci, které to úmyslně nedělá:

• Nesahá na už existující strávníky. Na ty je hromadná akce níž.
• Neplatí při přesunu strávníka na toto výdejní místo. Přesun se dělá z úplně jiného důvodu (změna budovy, oprava zápisu) a zapnout někomu placené objednávání jako vedlejší efekt takové změny by byla platba, kterou si nevybral. Přesunutému strávníkovi nastavení zapněte ručně.
• Vypnutí nikoho nevypne. Prázdný výběr znamená jen to, že se novým strávníkům nic zapínat nebude.

Nabízejí se jen jídla, která se na tomto výdejním místě vydávají. Naopak jídlo, které je zvolené jako výchozí, nelze v sekci Dostupná jídla vypnout - systém to odmítne a řekne proč. Jinak by novým strávníkům vznikalo nastavení, které běh každý den přeskočí.

Zapnout stávajícím strávníkům

Hromadná akce v téže sekci, sbalená pod tlačítkem Otevřít - výchozí jídla jsou nastavení, ke kterému se vracíte, tohle je jednorázová akce. Po otevření se výběr jídel předplní z výchozích jídel výše, takže ho obvykle nemusíte klikat znovu.

Vyberete jídla, dáte Zobrazit náhled a uvidíte seznam rozdělený do tří skupin:

Prostřední skupina je hlavní důvod, proč náhled existuje. Bez ní je to jen počítadlo a to, že čtyřiceti dětem se nic neobjedná, zjistíte až z detailu běhu za tři týdny.

Vypnuté uživatelem se nepřepisuje. Rodič, který si objednávání vypnul, zůstane nedotčený - pokud vysloveně nezaškrtnete Zapnout i strávníkům, kterým bylo objednávání vypnuté uživatelem. To zaškrtávátko je záměrně samostatné a výchozím stavem vypnuté: bez něj by tlačítko tiše rušilo rozhodnutí rodičů, a při každém dalším kliknutí znovu.

Náhled navíc říká:

• Od kdy se to projeví. Zapnutí uprostřed měsíce aktuální měsíc nedohoní - jeho uzávěrky jsou za námi. Změna se projeví od měsíce, který pokrývá nejbližší běh.
• Jestli provoz vůbec má plán. Když ho nemá, změna se uloží a nic se nespustí, dokud běh nespustíte ručně nebo plán nezapnete.
• Odhad za měsíc - kolik to bude ze kreditů strávníků stát.

Změnu pak potvrdíte přepsáním slova ZAPNOUT.

Hromadné vypnutí neexistuje. Pojistkou proti omylu je ten náhled před změnou; kdybyste akci spustili na špatném výdejním místě, oprava je po jednom strávníkovi.

Přerušený běh

Když se běh nedokončí (typicky proto, že se v jeho průběhu nasazovala nová verze aplikace), skončí ve stavu Přerušeno. Objednávky, které do té chvíle stihl založit, platí a jsou zaplacené - každý strávník se zpracovává samostatně. Karta běhu proto ukazuje, kolik jich stihl a kolik na ně padlo kreditu, a rodičům, kterým se objednalo, odejde souhrnný e-mail jako obvykle.

Zbytek měsíce doberete opětovným spuštěním téhož měsíce. Už objednané dny se nezdvojí a rodiče, kterým se podruhé nic nového neobjednalo, žádný další e-mail nedostanou.

Ruční spuštění

Vše kolem automatických objednávek je na jedné stránce: Automatické objednávky v levém menu. Ruční spuštění je zároveň cesta opravy: doplníte, co chybělo (cenu, jídelníček), a spustíte znovu. Už objednané dny se nezdvojí.

Vstup

1. Přihlaste se jako operátor a v levém menu otevřete Automatické objednávky.
2. V panelu najděte pole pro zadání měsíce.
3. Zadejte měsíc ve formátu YYYY-MM (např. 2026-08 pro srpen 2026).
4. Klikněte na tlačítko Spustit automatické objednávky.

Potvrzovací dialog

Při spuštění se zobrazí potvrzovací dialog s odhadem dopadu - kolika strávníkům se objedná, kolik objednávek to bude a jaká částka se strhne z kreditu:

Spustit automatické objednávky

Objedná se přibližně 45 strávníkům (387 objednávek) na 2026-08. Odhadovaná částka: 12 384,00 Kč. Tato akce odečte kredit z účtů strávníků.

Zadejte měsíc pro potvrzení: [textové pole]

Je to odhad, ne přesný výpočet: vychází z počtu aktivních strávníků, objednávkových dnů a průměrné ceny, se stropem podle kreditu. Nezná alergeny, chybějící ceny ani uzávěrky, takže skutečný běh objedná nejvýš tolik, kolik odhad říká - obvykle méně. Když se odhad nepodaří načíst, dialog se ukáže bez čísel a spuštění to nezablokuje.

Toto potvrzení je pojistka proti omylu - operátor musí ručně opsat měsíc (např. 2026-08), aby se zabránilo nechtěnému spuštění. Tlačítko Spustit zůstane zakázáno, dokud není zadán správný text.

Po potvrzení se běh zařadí do fronty a poběží na pozadí. Stránku můžete zavřít - u velkého provozu jde o tisíce objednávek a trvá to minuty. Panel ukazuje průběh („Zpracováno 340 z 1 200 strávníků”) a po dokončení stav.

Co se během automatického objednávání stane

Systém zpracovává všechny strávníky s aktivním účtem v daném měsíci. Pro každého strávníka:

Základní pravidla

• Zpracování měsíce - procházejí se všechny dny od 1. do posledního dne zadaného měsíce.
• Jenom pracovní dny - víkendy (sobota, neděle) se přeskakují, jídlo se neobjednává.
• Respekt k uzavřeným dnům - dny, kdy je jídelna zavřena (státní svátky, vlastní uzavření provozu), se přeskakují. Jídla se neobjednávají.

Automatický výběr jídla

• Systém objednává jídla vybraná v detailu strávníka. V každé části dne (snídaně, přesnídávka, polévka, oběd, svačina, večeře) lze vybrat nejvýš jedno jídlo - dva obědy na jeden den vybrat nelze, polévku k obědu ano.
• Nabízí se jen jídla, která se na daném výdejním místě vydávají (sekce Dostupná jídla na jeho detailu). Když některé jídlo na výdejním místě vypnete, běh ho u strávníka, který ho měl vybrané, přeskočí a v detailu běhu to uvidíte jako „druh jídla se na výdejním místě nevydává”.
• Jídlo se objednává jen pokud existuje na daný den v jídelníčku. Chybí-li den nebo jídlo, ta jedna objednávka se přeskočí - ostatní vybraná jídla toho dne se objednají normálně.
• Na objednávku se použije cena pro kombinaci výdejního místa, druhu jídla, věkové kategorie a data. Není-li cena nastavena, ta jedna objednávka se přeskočí.
• Co si rodič objednal sám, běh nepřepíše. Je-li na daný den už objednané jakékoli jídlo z téže části dne, běh do ní nesahá - má-li strávník nastavený Oběd 2 a rodič si na ten den zvolil Oběd 1, zůstane Oběd 1 a druhý oběd se nepřidá. V detailu běhu je to vidět jako přeskočené „už objednáno”. Ostatních částí dne se to netýká: polévka se k rodičem objednanému obědu doplní.
• Zrušená část dne zůstane zrušená. Když rodič oběd na daný den odhlásí, běh do té části dne nesahá vůbec - ani jinou variantou. Odhlášený Oběd 1 tedy neznamená, že se místo něj objedná Oběd 2. V detailu běhu je to jako „zrušeno”.

Když kredit nepokryje celý den

Se čtyřmi vybranými jídly stojí jeden den čtyřikrát tolik, takže se dá stát, že kredit pokryje jen část dne. Přednost má oběd, pak polévka k němu, pak ostatní jídla v pořadí dne.

Znamená to, že den může být objednaný jen částečně - dítě dostane oběd, ale už ne svačinu. Je to záměrné: opačné pořadí by dítě nakrmilo přesnídávkou a nechalo bez hlavního jídla. Jakmile kredit nestačí ani na oběd, zbytek měsíce se už neobjedná (chronologicky, viz níž) a rodič to má v souhrnném e-mailu.

Deadline objednávek

• Každý typ jídla (snídaně, oběd, svačina…) má nastavený deadline objednávky (např. do 10:00 předchozího pracovního dne).
• Pokud už deadline pro toto jídlo uběhl v okamžiku, kdy automatické objednávání jídlo zpracovává, objednávka se přeskočí - systém se chová stejně jako když by rodič ručně objednával po termínu.
• Deadline se kontroluje per typ jídla - tenant si může nastavit různé deadliney pro snídaně, obědy, svačiny atd.

Alergeny

• Pokud má strávník záznam o alergii a objednávaná porce obsahuje nějaký ze zapsaných alergenů, jídlo se přeskočí - systém ji nikdy neobjedná bez vědomí rodiče.

Krabička (box)

• Pokud je tenant nakonfigurován s funkcí “Dietní jídla automaticky v krabičce”, systém automaticky objedná krabičku pro strávníka s dietou jídajícího dietní variantu jídla.
• Cena krabičky se připočítá k ceně jídla a bude odečtena z kreditu.

Odpočet kreditu a platební režimy

• Kreditní režim - jídlo se objedná jen pokud má strávník dostatek kreditu. Dny se procházejí chronologicky, takže první den, na který kredit nedosáhne, ukončí objednávání pro celý zbytek měsíce - není to přeskočení jednoho dne. Rodič se v souhrnném e-mailu dozví, kolika dnů se to týkalo.
• Fakturační režim - strávník si může nechat objednat i se záporným zůstatkem; fakturace proběhne později mimo systém.

Organizace nejsou zahrnuty

Automatické objednávání zpracovává jen jednotlivé strávníky. Hromadné objednávky organizací (mateřských škol, institucí) se nespouští. Pro ně používejte Hromadné objednávky.

Co se dozví rodič

Z jednoho běhu jde rodiči jeden e-mail: Souhrn automatických objednávek - počet objednaných dnů na strávníka, přeskočené dny s důvodem a odečtená částka, plus uzávěrka, do kdy může jednotlivé dny odhlásit.

Dvě věci k tomu:

• Je ve výchozím stavu vypnutý. Rodič si ho zapíná v Nastavení → Oznámení. Když se vás ptá, proč o objednání nedostal e-mail, tohle je první místo, kam se podívat.
• Nepřijde, když mu běh nic neobjednal. Opakované spuštění tedy nerozešle všem rodičům e-mail se samými nulami.

Potvrzení jednotlivých objednávek ani upozornění na nízký kredit se z běhu neposílají - ty patří k ručnímu objednávání. Rodič se o nepokrytém měsíci dozví právě z tohoto souhrnu (nebo v aplikaci u strávníka).

Výsledky a audit

Karta posledního běhu

Panel na stránce Automatické objednávky ukazuje poslední běh se stavem:

• Ve frontě - běh je zařazený a čeká na zpracování.
• Probíhá - běží právě teď, s ukazatelem průběhu.
• Dokončeno - proběhl; karta ukazuje počet strávníků, objednávek a odečtený kredit.
• Chyba - nedokončil se; karta ukazuje důvod.

U běhu je vidět i to, jestli ho spustil operátor (se jménem), nebo plánovač.

Pruh „něco se neobjednalo”

Když má běh dny, které se neobjednaly z důvodu, který umíte opravit (chybí cena, chybí jídelníček, druh jídla se na výdejním místě nevydává), panel zobrazí nad kartou nepřehlédnutelný pruh s odkazem na detail. U plánovaného běhu je to jediný signál, který dostanete - proto nezmizí sám a proto se vyplatí se na stránku po plánovaném běhu podívat. Zhasne, až ho odkliknete tlačítkem Rozumím (zaznamená se, kdo to udělal), nebo až proběhne novější běh.

Alergen, odhlášený den, uzávěrka a vyčerpaný kredit pruh nevyvolají - to je normální provozní stav, ne chyba nastavení. Najdete je v detailu běhu.

Historie běhů a detail

Pod panelem je historie všech běhů. Kliknutím na řádek otevřete detail, kde je:

• rozpad přeskočených dnů po důvodech,
• sekce K opravě - kterých strávníků se to týká, u kterého druhu jídla, kolik dnů to stálo a v jakém období. Odsud vede odkaz na strávníka. Strávník, kterému ze stejného důvodu vypadl oběd i přesnídávka, má v tabulce dva řádky - jeden za každý druh jídla,
• sekce Provozní důvody - totéž pro alergeny, odhlášené dny, uzávěrku, vyčerpaný kredit a už objednané dny,
• srovnání s předchozím během (kolik objednávek udělal), aby byl vidět propad.

Detail se uchovává 6 měsíců (nastavitelné 1-60 měsíců v Nastavení provozu). Souhrn běhu zůstává navždy; aktuální a předchozí měsíc se nemažou nikdy.

Když běh selže

Částečně vypsaný jídelníček chyba není - běh dojede a chybějící dny najdete v detailu jako Chybí jídelníček.

Jak to vypadá v praxi

Scénář: Mateřská škola s centrálním objednáváním

Máte mateřskou školu s 80 dětmi. Všechny mají nastavený aktivní účet, protože škola objednává centrálně (ne individuálně přes rodiče).

Následující postup se opakuje měsíčně (např. poslední pracovní den v měsíci):

1. Ráno si zkontrolujete, jestli máte kompletní jídelníček na příští měsíc. Pokud chybí dny, doplníte je.
2. Všem dětem máte vybraná jídla (např. přesnídávka, polévka, oběd 1, svačina). Hromadně to zapnete na výdejním místě - viz níž.
3. Všechny mají dostatek kreditu (nebo jsou v kreditním režimu).
4. Spustíte automatické objednávání na příští měsíc (např. 2026-09).
5. Systém objedná každé dítě na všechny pracovní dny měsíce.
6. Na stránce se vám zobrazí přehled: “Zpracováno 80 strávníků, vytvořeno 1 600 objednávek”.
7. Škola je připravena - všechny porce budou připraveny, žádné dítě nezůstane bez jídla.

Scénář: Škola s aktivními rodiči

Máte základní školu, kde se objednává individuálně (rodiče se přihlašují a sami si objednávají).

V tomto případě:

• Rodiče mají pasivní účet (výchozí) - objednávají si sami.
• Automatické objednávání nespouštíte (nebo jen pro pár dětí, které mají aktivní účet).
• Použijete spíš Hromadné objednávky jen pokud se objeví zvláštní situace (např. organizovaný výlet celé třídy).

Řešení běžných situací

Automatické objednávání nespustilo nic (0 objednávek)

Nejčastější příčiny:

1. Žádný strávník s aktivním účtem - všichni mají pasivní účet. Zkontrolujte nastavení u strávníků v sekci Strávníci.
2. Chybí jídelníček - na měsíc nemáte vytvořeného žádného jídla. Doplňte Správu jídelního lístku.
3. Chybí ceny - jídla jsou v jídelníčku, ale nemáte nastaveny ceny pro danou kombinaci věku a výdejního místa. Zkontrolujte Ceník.
4. Všichni přeskočeni - všechny potenciální objednávky padly na deadline, alergie nebo nedostatek kreditu. Zkontrolujte výsledky v detailu.

Byly přeskočeny objednávky (vysoký počet v “Přeskočeno”)

• Alergie - podívejte se, zda nemáte u strávníků zapsaná falešná upozornění na alergie.
• Chybějící ceny - věk nebo výdejní místo nemusí mít nastavenu cenu. Viz Ceník.
• Po deadlinu - běh proběhl až po uzávěrce prvního dne. Máte-li zapnutý plán, posuňte ho na dřívější den nebo hodinu; nastavení vám samo řekne, dokdy nejpozději musí běh proběhnout.
• Nedostatek kreditu - přesvědčte se, že mají strávníci (nebo jejich rodiče) dostatek kreditu na celý měsíc; komu dojde v polovině, tomu se druhá polovina neobjedná vůbec. Po dobití stačí běh spustit znovu, zbytek měsíce se dorovná (už objednané dny se nezdvojí). U Dobíjení kreditu si můžete pomoci ručně.

Odhlášený den se znovu neobjedná

Když někdo oběd odhlásí - rodič v aplikaci nebo vy hromadným odhlášením - automat na ten den už nesáhne, ani při opakovaném spuštění. V detailu běhu je takový den uvedený jako Odhlášeno.

Je to záměr: opakované spuštění je běžná věc (doplníte ceník a spustíte znovu) a bez tohoto pravidla by druhý běh znovu objednal a znovu zaplatil obědy, které někdo vědomě sundal - třeba celý školní výlet. Kdyby byl den odhlášený omylem, objednejte ho ručně; ruční objednání zablokované není.

Chci zrušit objednávky z automatického objednávání

Pokud se stalo, že jste spustili automatické objednávání omylem nebo s chybnými údaji:

• Ručně - přejděte do sekce Strávníci, otevřete detail strávníka a zrušte objednávky. Přesvědčte se, že jste ve správném měsíci a u správného strávníka.
• Hromadně - použijte Hromadné objednávky a zvolte Zrušit hromadně pro dané výdejní místo.
• Audit - selhání nebo omyly jsou zaznamenány v auditním logu a jsou dohledatelné.

Související dokumentace

• Správa strávníků a uživatelů - jak nastavit aktivní/pasivní účet na jednotlivém strávníkovi.
• Hromadné objednávky - ruční hromadné objednávky pro výdejní místa a organizace.
• Správa jídelního lístku - jak připravit jídelníček (předpoklad pro automatické objednávání).
• Ceník - jak nastavit ceny jídel (předpoklad pro automatické objednávání).
• Nastavení provozu - jak nakonfigurovat deadliney a jiné tenantní nastavení.
• Novinky - Potvrzení akcí zadáním textu - podrobnosti o potvrzovacím mechanismu.

Pozor: Zapnutý plán znamená, že se objednávky spustí samy a odečtou kredit z účtů strávníků bez dalšího potvrzení. Dokud plán nezapnete (výchozí stav), proběhne běh jen na vaše ruční spuštění.