Výdejní místa, organizace a kuchyně

Systém edumeal rozlišuje tři klíčové entity pro organizaci stravování: výdejní místa (kam se jídlo dodává), organizace (instituce objednávající hromadně) a kuchyně (kde se jídlo připravuje). Tato stránka popisuje, jak tyto entity spravovat a jak fungují vzájemné vazby.

Koncept

• Výdejní místo — Místo, kam se jídlo dodává. Každý strávník je přiřazen k jednomu výdejnímu místu. Každé výdejní místo patří právě jedné kuchyni (a volitelně navíc rozvozové trase).
• Organizace — Instituce (typicky mateřská škola), která objednává jídla hromadně. Organizace je navázaná na jedno nebo více výdejních míst (poboček) a eviduje počty dětí v jednotlivých věkových kategoriích per pobočka. Spravuje ji uživatel s rolí organizace.
• Kuchyně — Zařízení, které připravuje jídlo. Jedna kuchyně může zásobovat více výdejních míst.

Typický příklad: Centrální školní jídelna vaří pro tři základní školy v obci. V systému edumeal bude existovat jedna kuchyně a tři výdejní místa přiřazená k této kuchyni. Pokud některá ze škol objednává hromadně (např. MŠ), bude mít navíc přiřazenou organizaci.

Správa výdejních míst

Výdejní místa najdete v sekci Klienti → Výdejní místa. Seznam obsahuje výdejní místa celého provozu, napříč všemi kuchyněmi - u každého je ve sloupci Kuchyně vidět, kam patří. Hledání podle názvu proto najde místo, i když netušíte, pod kterou kuchyní je vedené.

Chcete-li vidět jen jednu kuchyni, použijte vedle hledání volbu Kuchyně; prázdná (Všechny kuchyně) znamená celý provoz. Hledání běží vždy uvnitř zvolené kuchyně. Máte-li jen jednu kuchyni, volba se nezobrazuje.

Hledání nehledí na diakritiku ani na velikost písmen - slunicko najde MŠ Sluníčko, ZS HUSOVA najde ZŠ Husova.

Volba kuchyně se uplatní hned při výběru, stejně jako přepínač stavu (Aktivní / Archivované / Vše) nad seznamem; hledaný text čeká na tlačítko Vyhledat nebo klávesu Enter - stejně jako u seznamu strávníků. Hledání běží vždy uvnitř zvolené kuchyně i zvoleného stavu.

Vytvoření nového výdejního místa

1. V sekci Klienti → Výdejní místa klikněte na Přidat výdejní místo.
2. Vyplňte údaje:

1. Klikněte na Uložit.

Úprava výdejního místa

Údaje o výdejním místě upravíte kliknutím na výdejní místo v seznamu. Změna názvu se promítne ve všech navázaných záznamech (profily strávníků, dodací listy apod.).

Máte-li více kuchyní, je v detailu výdejního místa pole Kuchyně - jeho změnou přesunete výdejní místo do jiné kuchyně. Místo ze seznamu nezmizí, jen se u něj změní sloupec Kuchyně (pokud jste si ovšem seznam nezúžili filtrem na kuchyni, ze které místo odchází). Protože trasa i seskupení patří původní kuchyni, přesun je zároveň zruší.

Tip: E-mail výdejního místa slouží k automatickému zasílání PDF dodacích listů. Jakmile operátor vygeneruje dodací list, systém ho automaticky odešle na tento e-mail — není třeba žádný ruční přepis nebo přeposílání. Proto je pole povinné: místo bez adresy by sestavy tiše nedostávalo. U míst založených dřív, než se e-mail stal povinným, si formulář adresu vyžádá při první další úpravě.

Pozor: Do pole E-mail patří jedna adresa. Víc adres oddělených čárkou nebo středníkem poštovní server odmítne a sestava pak nedojde nikomu — ani jednomu z uvedených příjemců. Formulář proto takovou hodnotu neuloží. Potřebujete-li posílat víc lidem, založte je jako kontakty v adresáři kontaktů a při odesílání sestavy je vyberte mezi adresáty.

Kontaktní osoba a telefon: Výdejní místo samo telefon neeviduje. Kontaktní osoby včetně telefonu vedete v adresáři kontaktů, kde má každá své jméno a dá se navázat na výdejní místo — a může jich být víc než jedna.

Archivace výdejního místa

Výdejní místo, které už neobsluhujete, archivujte tlačítkem Archivovat v jeho detailu. Archivované místo zůstává v seznamu výdejních míst (zešedlé, se štítkem archivováno), takže dohledáte, co se tam vozilo, ale nikde jinde se už nenabízí k výběru.

Dluh na výdejním místě archivaci zastaví. Systém ji odmítne, dokud má kterýkoli strávník tohoto místa záporný zůstatek — a to i strávník, který je sám už archivovaný. Aktivní strávníci blokují archivaci sami za sebe (viz níže), takže tenhle případ pokrývá přesně toho dlužníka, na kterého by se jinak zapomnělo: sestavy zůstatků čtou jen živá výdejní místa, takže by jeho pohledávka zmizela z účetnictví. Vyrovnejte jejich konta — u archivovaného strávníka opravou zůstatku v jeho detailu, případně dluh odepište (viz Uživatelé a strávníci).

Archivovat lze jen prázdné výdejní místo. Má-li ještě přiřazené strávníky nebo je pobočkou organizace, systém archivaci odmítne. Nejdřív strávníky přesuňte na jiné výdejní místo (polem Výdejní místo v jejich detailu) nebo archivujte, a u organizace dané místo odeberte ze seznamu poboček. Je to záměrné: archivace není hromadná operace, takže strávník ponechaný na archivovaném místě by zůstal viset na provozu, kam se nic nedováží.

Na archivované výdejní místo nelze objednat jídlo - ani rodič či strávník, ani organizace, ani automatické objednávání. Pokud přesto na takové místo někdo objednat zkusí, dostane hlášku, že je výdejní místo archivované. Už zadané objednávky zůstávají v systému beze změny.

V sestavách se archivované výdejní místo nezobrazuje. Nenabídne ho filtr Výdejní místo (Expediční list, Seznam objednávek) a nemá řádek ani na Denní objednávce, Denní výdejce, Expedičním listu, Rozvozovém listu, Dodacím listu, Jmenném seznamu, v Nákupní žádance, v Měsíčním reportu ani v Zůstatcích strávníků. Platí to i pro data z minulosti: sestava za den před archivací už místo neuvede, a součty za kuchyni jsou o jeho porce nižší. Chcete-li si takový den ještě vytisknout, udělejte to před archivací.

Obnovení z archivu

Archivace je vratná. Archivované místo najdete přepínačem Archivované nad seznamem (hledání pak běží uvnitř zvoleného stavu, takže nemusíte listovat za všechna aktivní místa), otevřete jeho detail a v nabídce v záhlaví panelu zvolíte Obnovit z archivu. Místo se okamžitě vrátí do provozu: lze na něj objednávat, nabízí se ve výběrech a je zpátky v sestavách. Kuchyně, trasa i seskupení mu zůstaly, archivace je nemaže.

Dvě věci obnovení neudělá:

• Strávníky a organizace nevrátí. Před archivací jste je museli přesunout jinam, a systém si nepamatuje, kteří to byli - vraťte je polem Výdejní místo v detailu strávníka, u organizace přidáním místa mezi pobočky.
• Nefunguje pod archivovanou kuchyní. Pokud jste mezitím archivovali i kuchyni, obnovení odmítne s hláškou, že je kuchyně archivována - sestavy se počítají jen pro živé kuchyně, takže by se místo vrátilo tam, kam se nic nevaří. Nejdřív obnovte kuchyni.

Archivace i obnovení se zapisují do auditního záznamu (kdo, kdy a jak dlouho bylo místo mimo provoz).

Dostupná jídla

V detailu výdejního místa je sekce Dostupná jídla, rozdělená podle částí dne (snídaně, přesnídávka, polévka, oběd, svačina, večeře). Ve výchozím stavu nabízí výdejní místo všechna jídla. Kliknutím jídlo vypnete - strávníci i organizace patřící pod toto výdejní místo ho pak v jídelníčku neuvidí a neobjednají. Operátor v náhledu jídelníčku vidí vždy vše.

Změna se uloží ihned, žádné tlačítko potvrzení tam není. Nastavení platí napříč dny - je to vlastnost výdejního místa, ne jednotlivého dne.

Část dne, ve které není zapnuté žádné jídlo, je v seznamu přeškrtnutá. Výdejní místo, které vydává jen obědy, tak poznáte na první pohled místo čtení všech čtrnácti jídel.

Omezení se týká nově zakládaných objednávek. Už zadané objednávky na zablokovaný typ zůstávají platné - doběhnou, jen nelze přidávat nové.

Platební účty

V detailu výdejního místa najdete sekci Platební účty. Zde rozhodujete, které z bankovních účtů vašeho provozu a zda služba GoPay (online platba kartou) jsou na daném výdejním místě dostupné.

Jak to funguje:

• Každý bankovní účet a GoPay se zobrazují jako nezávislé přepínače.
• Nové výdejní místo — Všechny účty jsou ve výchozím stavu vypnuté. Musíte je ručně povolit pro každé místo. (Pokud je přepínač GoPay pro výdejní místo vypnutý a service je nakonfigurován v Nastavení provozu, znamená to, že GoPay není na tomto místě povolený.)
• Existující výdejní místa — Mají všechny účty zapnuté (kompatibilita se starším nastavením).
• Nově přidaný bankovní účet — Jeho stav na všech výdejních místech se řídí volbou „Povolit na všech výdejních místech” v Nastavení → Bankovní účty:
  • Pokud jste volbu zaškrtli - nový účet bude povolen na všech výdejních místech hned po přidání.
  • Pokud jste volbu odškrtli - nový účet bude vypnutý na všech výdejních místech a musíte ho ručně povolit pro ta místa, kde ho chcete nabízet.
• Změny se uloží okamžitě (bez tlačítka Uložit).

Dopad na rodiče a organizace:

• Rodiče a strávníci na daném výdejním místě vidí jen povolené účty při dobíjení kreditu. Není-li povolen žádný účet, namísto seznamu se zobrazí zpráva: „Platební údaje zatím nejsou k dispozici, kontaktujte provozovatele.”
• Organizace vidí sjednocení - účty ze všech jejich výdejních míst. Pokud mají různá místa různé účty, vidí jejich kombinaci.

Varování:

• Pokud výdejní místo nemá žádný povolený účet a přitom má přiřazené strávníky, zobrazí se varování. Rodiče takových strávníků by se nemohli dobít - ověřte si nastavení.

Tip: Oddělení účtů per výdejní místo umožňuje zaúčtovat peníze podle místa (nákladového střediska). Typicky: ZŠ Komenského → účet A, ZŠ Máchova → účet B apod. Volba „Povolit na všech výdejních místech” při přidávání účtu vám pak šetří klikání, pokud chcete nový účet nabízet všude.

Automatické objednávání

Sekce Automatické objednávání na detailu výdejního místa dělá dvě nezávislé věci:

1. Výchozí jídla pro nově zakládané strávníky - každý nově zakládaný strávník na tomto místě dostane automatické objednávání zapnuté s tímto výběrem. Platí i pro import z CSV. Neplatí při přesunu strávníka na toto místo a nesahá na už existující strávníky.
2. Zapnout stávajícím strávníkům - hromadná akce s náhledem, kdo se změní. Strávníky, kterým bylo objednávání vypnuté uživatelem, standardně nechá být.

Nabízejí se jen jídla, která se na tomto místě vydávají. Jídlo zvolené jako výchozí navíc nelze vypnout v sekci Dostupná jídla - jinak by novým strávníkům vznikalo nastavení, které běh každý den přeskočí.

Podrobný popis včetně tří skupin v náhledu je v Automatické objednávání obědů.

Správa organizací

Organizace jsou instituce (typicky mateřské školy), které objednávají jídla hromadně pro děti. Na rozdíl od individuálních strávníků neevidují jmenný seznam dětí, ale pouze počty dětí v jednotlivých věkových kategoriích.

Vytvoření organizace

1. Přejděte do sekce Organizace.
2. Klikněte na Přidat organizaci.
3. Vyplňte údaje:

1. Nastavte počty dětí v jednotlivých věkových kategoriích (2-3, 4-6, 7-10, 11-14, 15+ let, případně dospělí) - pro každou vybranou pobočku zvlášť.
2. Klikněte na Uložit.

Organizace může mít více výdejních míst (poboček) - jeden manažer pak objednává za všechny z jednoho přihlášení. Naopak jedno výdejní místo může patřit více organizacím (např. dvě MŠ na jedné adrese). Pobočky a počty dětí per pobočka upravíte kdykoli v detailu organizace. Kredit a variabilní symbol jsou společné pro celou organizaci; počty dětí a hromadné objednávky se vedou pro každou pobočku zvlášť.

Variabilní symbol organizace

Každá organizace dostane při založení automaticky přidělený variabilní symbol (VS). Tímto VS se párují příchozí bankovní platby - když organizace pošle peníze převodem s tímto VS, kredit se jí automaticky připíše (stejně jako u strávníků; viz Bankovní připojení).

Potřebujete-li VS sladit s vlastním účetním schématem, otevřete detail organizace a u pole Variabilní symbol klikněte na Změnit. VS musí být kladné celé číslo (max. 10 číslic) a v rámci provozu jedinečné - nesmí se krýt s VS jiné organizace ani strávníka (systém kolizi odmítne). Změnu může provést jen operátor nebo admin, ne sama organizace.

Objednávky za organizaci

V detailu organizace je odkaz Objednávky — týdenní jídelníček, ve kterém objednáte za organizaci sami (typicky když MŠ zavolá počty telefonem). Má-li organizace víc poboček, nahoře vyberete pobočku; objednává se za každou pobočku zvlášť.

U každého jídla zadáte počty po věkových kategoriích (u zapnutých krabiček navíc BOX — kolik z počtu jde do krabičky) a potvrdíte Objednat. Jako operátor můžete evidovaný počet dětí překročit — systém jen upozorní varováním „objednáváte přes nastavený počet dětí”.

Úprava už zadané objednávky

Políčka s počty zůstávají i po objednání a jsou předvyplněná tím, co je objednáno. Když počty změníte, objeví se poznámka o neuložených změnách a zpřístupní se tlačítko Upravit:

• Upravit — přepíše počty té samé objednávky a na účet organizace pošle jen rozdíl ceny (doúčtuje, nebo vrátí). V transakcích je jeden pohyb Úprava: <jídlo> <datum> (10 → 12 ks); nezmění-li se cena, nevznikne transakce žádná.
• Zrušit — zruší objednávku celou a vrátí plnou částku.

Chcete-li objednávku vynulovat, použijte Zrušit — nulové počty tlačítko Upravit nezpřístupní. Uzávěrku operátor obchází i při úpravě (v logu zůstane záznam o překročení termínu).

Správa kuchyní

Vytvoření kuchyně

1. Přejděte do sekce Kuchyně.
2. Klikněte na Přidat kuchyni.
3. Vyplňte údaje o kuchyni:

1. Klikněte na Uložit.

Přiřazení výdejních míst ke kuchyni

Výdejní místo patří vždy právě jedné kuchyni. Přiřazení vzniká už při vytvoření (kuchyni vyberete ve formuláři nového výdejního místa) - není tedy žádný samostatný krok „přiřadit”. Chcete-li výdejní místo přesunout jinam, otevřete jeho detail a změňte pole Kuchyně (viz Úprava výdejního místa). Jedna kuchyně může zásobovat libovolné množství výdejních míst.

V detailu kuchyně (Kuchyně → detail) si zobrazíte přehled výdejních míst, která pod ni spadají, s odkazem na jejich správu.

Pozor: Kuchyni, která má přiřazená aktivní výdejní místa, nelze archivovat. Nejdřív výdejní místa přesuňte do jiné kuchyně (změnou pole Kuchyně v jejich detailu) nebo je archivujte - teprve pak lze archivovat samotnou kuchyni. Přepínač kuchyně i výběr cílové kuchyně při přesunu nabízejí jen aktivní (nearchivované) kuchyně.

Rozvozové trasy

Výdejní místa lze organizovat do rozvozových tras. Trasy patří pod kuchyni a seskupují výdejní místa na společné trajektorii pro plánování logistiky:

1. V sekci Kuchyně → Trasy vytvořte novou trasu.
2. Přiřaďte výdejní místa (té samé kuchyně) k trase.
3. Šipkami ⬆⬇ u přiřazených míst nastavte pořadí, ve kterém se jezdí. Ukládá se ihned, bez tlačítka Uložit.
4. Volitelně vyberte Vozidlo - SPZ se pak tiskne v hlavičce Rozvozového listu.

Pořadí zastávek i vozidlo používá Rozvozový list - itinerář, který dostane řidič do auta. Dokud pořadí nenastavíte, sestava místa řadí podle názvu a napíše to. Přesunete-li výdejní místo na jinou trasu nebo ho z trasy odeberete, jeho pozice se zruší - platí vždy jen uvnitř své trasy.

Trasa je něco jiného než seskupení výdejních míst: trasa je logistika (kudy jede auto), seskupení je členění sestav. Jsou na sobě nezávislé a jedno výdejní místo může mít obojí.

Vozidla

Vozidla se zakládají v sekci Konfigurace → Vozidla. Vozidlo má SPZ (povinná) a nepovinný model; na sestavě se tiskne jako 5A1 6184 · Citroen Jumpy, u vozidla bez modelu jen SPZ.

Vozidla patří celému provozu, ne jedné kuchyni - jedna dodávka může během týdne jezdit trasy z různých kuchyní, a proto jsou v Konfiguraci, ne pod Kuchyní. Jedno vozidlo může být přiřazené k víc trasám.

Vozidlo se vyřazuje, nemaže. Vyřazené se přestane nabízet u tras, ale trasy, které ho už mají, si ho ponechají - znovu vytištěná sestava za minulý den tak pořád říká, čím se tehdy jelo. SPZ vyřazeného vozidla se uvolní, takže ji lze zadat novému autu. Stejná SPZ dvakrát v jednom provozu možná není (porovnává se bez ohledu na velikost písmen a mezery).

Dopad na kuchyňské sestavy

Přiřazení výdejních míst ke kuchyním má přímý dopad na generované sestavy:

• Denní objednávka — Obsahuje součet objednávek ze všech výdejních míst přiřazených ke kuchyni
• Dodací listy — Generují se samostatně pro každé výdejní místo přiřazené ke kuchyni
• Měsíční report — Obsahuje rozpad podle výdejních míst

Pozor: Správné přiřazení výdejních míst ke kuchyním je předpokladem pro správné fungování kuchyňských sestav. Ověřte přiřazení před generováním reportů.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi výdejním místem a organizací?

Výdejní místo je fyzická lokace, kam se jídlo dodává (škola, pobočka). Organizace je instituce, která hromadně objednává jídla za své děti (typicky MŠ). Organizace je navázaná na jedno nebo více výdejních míst (poboček), ale výdejní místo může existovat i bez organizace (pokud mají všichni strávníci individuální objednávky přes rodiče) a může patřit i více organizacím současně.

Může být výdejní místo přiřazeno ke dvěma kuchyním?

Ne. Každé výdejní místo může být zásobováno nejvýše jednou kuchyní. Pokud je potřeba změnit přiřazení, upravte kuchyni v detailu výdejního místa.

Co když kuchyně nemá přiřazená žádná výdejní místa?

Kuchyně bez přiřazených výdejních míst je funkční, ale nebude mít žádné strávníky ani objednávky. Přiřaďte k ní alespoň jedno výdejní místo, aby systém začal fungovat.