Správa strávníků a uživatelů

Operátor jídelny zodpovídá za správu uživatelských účtů (rodičů) a strávníků (dětí). Tato stránka popisuje všechny funkce pro správu uživatelů včetně aktivace účtů, hromadného importu strávníků a archivace.

Přehled uživatelů

Sekce Rodiče zobrazuje seznam všech registrovaných rodičů v rámci vašeho provozu. Pro každého uživatele vidíte:

• Jméno a e-mailovou adresu
• Telefonní číslo (pokud je vyplněno)
• Stav účtu (aktivní, čeká na schválení; archivovaný účet je označen štítkem)

Seznam můžete filtrovat podle stavu účtu (Všichni / Aktivní / Čeká na schválení) a vyhledávat podle jména nebo e-mailu.

Strávníci účtu

Kdo k účtu patří, uvidíte v detailu rodiče v záložce Strávníci. U každého strávníka je:

• jméno (archivovaný je přeškrtnutý a označený štítkem „archivováno”),
• výdejní místo,
• vazba k účtu - Rodič (účet je jeho rodičem), Sdílená péče (dítě má víc pečovatelů a tento účet je jeden z nich, viz Sdílení péče o strávníka) nebo Vlastní strávník (samoobjednávající pedagog, kterému účet patří).

Kliknutím na řádek se otevře detail strávníka v seznamu Strávníci - odtud řešíte zůstatek, objednávky, výdejní místo i variabilní symbol.

Tlačítkem Přidat strávníka nad seznamem přidáte k tomuto účtu dalšího strávníka (typicky sourozence) - otevře se formulář, ve kterém je rodič už vybraný, takže jeho e-mail ani jméno nikde neopisujete. Na přesun pod jiný účet slouží Převod strávníků na jiný účet.

Hledání účtu podle e-mailu

Když víte jen e-mailovou adresu a ne to, komu patří, použijte Klienti → Hledání účtu. Adresa může být rodiče, samoobjednávajícího pedagoga, manažera organizace, operátora nebo obsluhy výdeje - a hádat, který seznam otevřít, není potřeba: zadáte e-mail a dostanete jednu kartu se vším, co k účtu ve vašem provozu patří.

Karta obsahuje:

• jméno, e-mail a telefon,
• stav účtu - Aktivní, Deaktivovaný, nebo Archivovaný (to je nejčastější vysvětlení, proč se adresa nemůže přihlásit),
• role v tomto provozu (Rodič, Strávník, Organizace, Operátor, Obsluha),
• strávníky, na které je účet napojený, i s vazbou (Rodič, Sdílená péče, Je sám strávníkem) a výdejním místem,
• organizace, které účet spravuje (včetně archivovaných).

Z každého řádku vede odkaz na místo, kde se s ním pracuje: Otevřít účet otevře detail účtu v Rodičích, Otevřít u strávníka jeho detail ve Strávnících a u organizace její detail v Organizacích.

Adresa zůstane v adresním řádku, takže se výsledek dá poslat kolegovi nebo obnovit stránku bez opsání dotazu.

Hledá se i mezi archivovanými účty. Archivace adresu uvolní pro novou registraci, takže pod jednou adresou může být živý účet i jeho archivovaní předchůdci - karta pak vyjde na každý z nich, živý první.

Hledá se jen ve vašem provozu. Účet, který patří jinam, se ohlásí stejně jako neexistující: „Adresu … v tomto provozu nikdo nemá.”

Aktivace účtu

Když se nový rodič zaregistruje, jeho účet je ve stavu neaktivní. Než bude moci objednávat obědy, operátor musí účet aktivovat:

1. Přejděte do sekce Uživatelé.
2. Najděte nového uživatele (neaktivní účty jsou zvýrazněny).
3. Klikněte na tlačítko Aktivovat.
4. Potvrďte akci.

Po aktivaci může rodič přidat strávníky a objednávat obědy. Doporučujeme aktivovat účty co nejdříve, aby rodiče mohli začít systém používat.

Registrace učitelů: Pokud se někdo zaregistroval jako učitel / samostatný strávník (objednává sám sobě), neschvaluje se zde, ale v sekci Strávníci - viz Schválení učitele registrovaného online. Při schválení mu přiřadíte výdejní místo a rovnou vznikne jeho záznam strávníka.

Operátor může zobrazit a upravit telefonní číslo rodiče kliknutím na uživatele a použitím tlačítka Upravit. Telefonní číslo slouží pro případný přímý kontakt rodiče v provozních záležitostech.

Deaktivace uživatele

Pokud je třeba účet rodiče dočasně nebo trvale zablokovat:

1. Najděte uživatele v seznamu.
2. Klikněte na Deaktivovat.
3. Potvrďte akci a zadejte důvod deaktivace.

Deaktivovaný uživatel se nemůže přihlásit a jeho existující objednávky zůstanou beze změny. Účet je možné později znovu aktivovat.

Oprava e-mailu a odeslání přihlašovacích údajů

Přihlašovací údaje se rodiči posílají jen jednou - při zakládání účtu. Když byl e-mail zadaný s překlepem, pozvánka i uvítací e-mail s platebními údaji odešly na adresu, kterou nikdo nečte, a rodič se do systému nedostane. Nepomůže ani „Zapomenuté heslo” - i to chodí na tu špatnou adresu.

Proto je odeslání údajů navázané přímo na opravu adresy:

1. Otevřete detail rodiče v seznamu Rodiče.
2. Přepište Email na správnou adresu. Objeví se upozornění a v patičce panelu tlačítko Uložit a odeslat údaje.
3. Rozhodněte, zda přiložit variabilní symboly strávníků a platební údaje (předvyplněno) - hodí se, když rodič nedostal ani uvítací e-mail s platebními instrukcemi.
4. Klikněte na Uložit a odeslat údaje. Adresa se uloží a rodiči na ni odejde e-mail s novým heslem.

Tlačítkem Uložit samozřejmě jen uložíte změnu bez odeslání e-mailu - typicky když adresu měníte na žádost rodiče, který se přihlašuje bez potíží.

Pozor: vygenerováním nového hesla to původní přestane platit a rodič bude odhlášen. Pokud si heslo jen nepamatuje, nechte ho použít Zapomenuté heslo - tenhle postup je na případ, kdy se k údajům nikdy nedostal.

Odeslání se zapisuje do auditního protokolu (kdo, komu a na jakou adresu) a e-mail najdete v záložce Odeslané e-maily v detailu rodiče pod typem „Opětovné zaslání přihlašovacích údajů”. Nabídka se objeví jen u aktivního účtu, který má ve vašem provozu roli rodiče nebo strávníka - u administrátorů, u obsluhy výdeje a u účtů čekajících na schválení se nezobrazuje (nejdřív účet aktivujte). Další role vedle toho nevadí: manažer organizace, který je zároveň rodičem, přihlašovací údaje dostat může.

Přihláška ke stravování

Přihláška je papír, který podepisuje zákonný zástupce, než strávník začne odebírat obědy. Slouží jako podklad pro matriku školního stravování podle § 28 odst. 3 školského zákona a nese tři podpisové souhlasy - zdravotní údaje, GDPR a seznámení s vnitřním řádem jídelny. Podpis tedy nahradit nejde; opisovat údaje z obrazovky ale ano.

Aplikace přihlášku vytiskne předvyplněnou: jméno a datum narození dítěte, název školy, třída, kuchyně, výdejní místo, dieta i alergeny, režim objednávání, kontakt na zákonného zástupce, variabilní symbol a číslo účtu pro platbu stravného.

Jeden strávník

1. Otevřete detail strávníka v seznamu Strávníci (záložka Základní údaje).
2. Dole klikněte na Přihláška ke stravování.
3. Zkontrolujte datum zahájení stravování - předvyplní se na 1. 9. nejbližšího školního roku. Při nástupu v průběhu roku ho přepište.
4. Klikněte na Otevřít PDF. Dokument se otevře na nové záložce, odkud ho vytisknete.

Celá rodina najednou

Po založení nebo aktivaci rodičovského účtu obvykle potřebujete přihlášky za všechny jeho děti. Otevřete detail rodiče v seznamu Rodiče, přepněte na záložku Strávníci a pod seznamem klikněte na Přihlášky ke stravování. Vznikne jedno PDF, ve kterém má každý strávník vlastní stránku.

Do dokumentu jdou jen nearchivovaní strávníci - přihláška zapisuje dítě do školního stravování, takže tisknout ji za dítě, které odešlo, nedává smysl. Účet, kterému už žádný živý strávník nezbyl, proto tlačítko nenabídne.

Co se do přihlášky nedoplní

• Číslo účtu pro vrácení přeplatku je záměrně prázdné - je to údaj, který rodič teprve poskytuje.
• Datum vyplnění a podpis vyplňuje rodič perem.
• Datum narození chybí u dospělého strávníka (pedagoga), protože ho u něj nevedeme.
• Číslo účtu pro platbu se nahradí větou „Platební údaje sdělí provozovatel.” u výdejního místa, které nemá povolený žádný bankovní účet (viz Platební možnosti výdejního místa).

Hlavička s údaji provozovatele (sídlo, IČO, web, zápis v obchodním rejstříku) se bere z nastavení provozu; nevyplněný údaj se prostě nevytiskne. Doplňuje ho administrátor v detailu provozu.

Vygenerování přihlášky se zapisuje do auditního protokolu - dokument nese variabilní symbol i čísla účtů, takže je dohledatelné, kdo si ho kdy vytáhl.

Zobrazit jako strávníka (náhled)

Při řešení dotazu rodiče se vám může hodit vidět aplikaci přesně tak, jak ji vidí on. V detailu rodiče slouží k tomu tlačítko Zobrazit jako strávníka:

1. Otevřete detail rodiče v seznamu Rodiče.
2. Klikněte na Zobrazit jako strávníka.
3. Zadejte důvod náhledu (povinný - zaznamená se do auditu) a potvrďte.
4. Otevře se rozhraní rodiče s výrazným pruhem nahoře. Náhled ukončíte tlačítkem Ukončit náhled.

Náhled je pouze pro čtení - v tomto režimu nelze nic objednávat, rušit ani měnit; jakákoli taková akce je odmítnuta. Otevření náhledu se vždy zaznamenává do auditního protokolu (kdo, koho a z jakého důvodu). Náhled lze otevřít u aktivního rodiče, strávníka nebo manažera organizace ve vašem zařízení; u jiných operátorů ani administrátorů dostupný není.

Rozhoduje přitom role, kterou účet drží ve vašem provozu - rodič, kterého jste později přidali jako operátora, tedy náhled už nenabídne. Které rozhraní se otevře, řídí místo, odkud náhled spustíte, ne role účtu: ze seznamu Rodiče a z detailu strávníka se otevře rozhraní pro objednávání, z detailu organizace rozhraní organizace. U člověka, který je zároveň rodič i manažer organizace, se tak dostanete na obě strany - podle toho, kterou z nich právě řešíte.

Náhled u pedagoga (samoobjednávajícího strávníka)

Pedagog, který si objednává sám, není veden jako rodič - v seznamu Rodiče ho proto nenajdete. Jeho náhled otevřete ze seznamu Strávníci:

1. Otevřete detail pedagoga v seznamu Strávníci (záložka Základní údaje).
2. Dole klikněte na Zobrazit jako strávníka, zadejte důvod a potvrďte.
3. Otevře se jeho rozhraní pro objednávání, opět pouze pro čtení.

Tlačítko se nabízí jen u samoobjednávajícího strávníka, tedy u toho, kdo má vlastní přihlášení. U dítěte vedeného pod rodičem se nezobrazuje - dítě žádný účet nemá, takže na jeho objednávky se koukáte přes náhled jeho rodiče. Nenabídne se ani u archivovaného strávníka, u neaktivního účtu a dokud máte v detailu neuložené změny (náhled odchází na jinou stránku a rozpracovanou editaci by zahodil).

Náhled manažera organizace otevřete stejným způsobem z detailu organizace (viz Účty manažerů organizací níže) - otevře se rozhraní organizace, opět pouze pro čtení.

Účty manažerů organizací

Organizace (mateřské školy, instituce - viz Průvodce pro organizace) objednávají hromadně přes přihlašovací účty s rolí organizace. Tyto účty spravuje operátor v detailu organizace - zde můžete přidávat a odebírat manažery.

Jeden člověk se jedním emailem a heslem může přihlásit a spravovat více organizací - v UI si vybere přepínačem, kterou organizaci právě spravuje.

Přidání manažera organizace

1. Otevřete sekci Organizace a klikněte na konkrétní organizaci.
2. V detailu najděte sekci Manažeři organizace a rozbalte Přidat manažera.
3. Zadejte e-mail osoby (stejně jako u přidání operátora - formulář e-mail automaticky ověří):
   • Pokud osoba už v systému existuje (např. jako rodič nebo strávník, i v jiné organizaci či provozu), její stávající účet se znovu použije - jen získá přístup k této organizaci. Jméno ani heslo se nezadává a nemění; přihlašuje se svým dosavadním. Kliknete na Přidat manažera.
   • Pokud osoba v systému ještě není, formulář zobrazí pole jméno, příjmení a heslo - vyplníte je a kliknete na Vytvořit a přidat. Nový účet dostane na zadaný e-mail uvítací zprávu s přihlašovacími údaji.

Přidat stejnou osobu jako manažera organizace, kterou už spravuje, nelze - systém to odmítne s hláškou, že už tuto organizaci spravuje.

Manažerem nelze udělat účet obsluhy výdeje (přihlašuje se jen čipem/PINem u výdejního okénka, do aplikace vůbec nevstupuje) ani účet administrátora (ten není vázaný na jeden provoz). Formulář to odmítne hláškou, že účet s tímto e-mailem má roli, která organizaci spravovat nemůže.

Manažer se pak přihlásí svým emailem a heslem. Po přihlášení si v aplikaci vyvolí přepínač organizací a vybere si, kterou organizaci chce spravovat - vidí jídelníček, hromadné objednávky a kredit. U každého manažera v seznamu je i tlačítko Zobrazit jako pro read-only náhled do rozhraní organizace (viz výše); náhled se otevře nad tou organizací, z jejíhož detailu jste ho spustili, i když jich manažer spravuje víc.

Manažer jako rodič nebo strávník

Manažer organizace je člověk, ne instituce - typicky zaměstnanec školky, který kromě hromadných objednávek řeší i sebe nebo své děti. Jeden účet proto může držet víc rolí zároveň a v obou směrech:

• Manažer, který se stane rodičem - zadejte jeho e-mail jako e-mail rodiče při zakládání strávníka. Účet se znovu použije a přibude mu role rodiče.
• Manažer, který se stane strávníkem - založte ho jako samoobjednávajícího strávníka (pedagoga) na jeho vlastní e-mail.
• Rodič, který se stane manažerem - postupujte podle Přidání manažera organizace výše; existující účet se znovu použije.

Po přihlášení má takový účet přepínač kontextu vedle avatara a v něm obě role - Org. a Rodič. Přepnutí je skutečná změna kontextu: v roli rodiče účet vidí jen své strávníky a k datům organizace se nedostane, v roli organizace je to naopak. Nejde tedy o jedno rozhraní, které by obojí míchalo.

Do role rodiče ani strávníka se naopak nedá převést účet obsluhy výdeje nebo administrátora - u obou to formulář odmítne hláškou, že účet s tímto e-mailem má roli, kterou u strávníka použít nelze.

Odebrání manažera organizace

U každého manažera v seznamu je tlačítko Odebrat. Kliknutím jej odstraníte z organizace - následuje potvrzovací dialog.

• Mazat manažery může pouze operátor (ne admin ani sám manažer).
• Účet manažera zůstává zachován - odebrání jej jen odstraní z dané organizace. Pokud má jiné role (např. je zároveň rodičem nebo strávníkem), všechny jeho jiné role zůstávají aktivní.
  • Příklad: Pokud je osoba zároveň manažerem MŠ A i rodičem dítěte v MŠ B, odebrání z MŠ A ponechá její účet v systému - i nadále se bude moci přihlásit a objednávat si jídlo pro své dítě.
• Hromadné objednávky organizace zůstávají zachované - jsou vedené na organizaci, ne na konkrétním manažerovi, takže smazáním účtu z organizace o historii objednávek nepřijdete.
• O každém odebrání se zakládá záznam v auditním logu (kdo, kdy a kterého manažera odebral), takže akce je dohledatelná.

Archivace a obnovení organizace

Organizaci, která u vás přestala odebírat, archivujte volbou Archivovat v nabídce dalších akcí v jejím detailu. Archivovaná organizace už neobjednává a její manažeři se nepřihlásí.

Seznam organizací má nahoře přepínač Aktivní / Archivované / Vše. Ve výchozím stavu vidíte jen aktivní organizace; hledání podle názvu nebo IČO probíhá vždy uvnitř zvoleného stavu, takže archivovanou organizaci najdete pod záložkou Archivované.

Archivace jde vzít zpět: v detailu archivované organizace vyberte Obnovit z archivu. Organizace se vrátí mezi aktivní a může zase objednávat - pobočky, věkové skupiny, kredit i historie objednávek zůstaly celou dobu zachované.

Manažerské účty se neobnoví samy. Archivace deaktivuje ty manažery, kterým byla daná organizace jedinou vazbou na systém. Obnovení organizace jim přihlášení nevrátí - aktivujte je jednotlivě v sekci Uživatelé tlačítkem Aktivovat. Je to záměrné: mezitím mohl být účet deaktivovaný i z jiného důvodu a hromadné oživení by ho tiše vrátilo do hry.

Dluh organizaci archivovat nedovolí. Je-li konto organizace v mínusu, archivace se odmítne — pohledávka by zmizela z Přehledu plateb a platba na její variabilní symbol by se přestala připisovat. Platí to i pro fakturační režim, kde je mínus běžný provozní stav: při ukončení spolupráce je to nezaplacená faktura. Když peníze nedorazí, nabídne dialog volbu Odepsat dluh a archivovat — konto se opravou srovná na nulu, archivace hned proběhne a oprava si vyžádá důvod, který se zapíše do historie transakcí i do auditu.

Archivace i obnovení se zapisují do auditního protokolu (kdo, kdy, a u archivace i které účty kvůli ní byly deaktivovány).

Variabilní symbol organizace

Každá organizace má vlastní variabilní symbol svého kreditního účtu - přidělí se automaticky při jejím založení. V detailu organizace je u VS tlačítko Změnit, kterým ho operátor může přenastavit (třeba na číslo z vlastní účetní evidence). Pravidla i důsledky jsou stejné jako u strávníka, viz Variabilní symbol níže: číslo musí být volné v rámci celé jídelny a po změně se platby se starým symbolem už nespárují.

U archivované organizace tlačítko Změnit není - nejdřív ji obnovte.

Správa strávníků

Kromě rodičů operátor spravuje také strávníky (děti). V sekci Strávníci vidíte seznam všech strávníků s následujícími informacemi:

• Značka režimu objednávání ve sloupci před jménem: zelený blesk u strávníka s aktivním účtem, tedy takového, kterého zpracuje automatické objednávání, a šedá ruka u toho, komu se objednává ručně. Najedete-li na značku myší, popisek stav pojmenuje.
• Jméno a příjmení (archivovaný je přeškrtnutý a označený štítkem)
• Třída
• Věková kategorie
• Koeficient velikosti porce
• Variabilní symbol (pro platby na účet jídelny)
• Zůstatek kreditu

Zbytek údajů - výdejní místo, rodič, alergeny, dieta, nastavení objednávek - je v detailu strávníka, který otevřete kliknutím na řádek.

Rodič strávníka

V detailu strávníka v záložce Základní údaje je řádek Rodič se jménem a e-mailem účtu, pod kterým strávník visí. Jméno je odkaz a otevře detail toho rodiče v seznamu Rodiče - i když je v seznamu až na dvacáté stránce.

• U samoobjednávajícího pedagoga se řádek jmenuje Přihlášení strávníka, protože účet patří jemu samotnému. Odkaz se nabídne jen tehdy, když má jeho účet zároveň roli rodiče (typicky pedagog, který si objednává i pro své dítě).
• U strávníka bez rodiče je na řádku „bez rodiče”. Takové strávníky hromadně vypíše sestava Strávníci bez rodiče, případně se sami stanete jejich pečovatelem.

Vyhledávání strávníka

Vyhledávací pole nad seznamem hledá podle jména nebo příjmení, a pokud zadáte jen číslice, také podle variabilního symbolu. Stačí zadat začátek VS, nemusíte psát celé číslo.

Export seznamu do CSV

Tlačítko Export CSV nad seznamem stáhne celý vyfiltrovaný seznam najednou - ne jen dvacet řádků, které máte zrovna na obrazovce. Do souboru se propíše všechno, čím jste seznam zúžili: vyhledávání, výdejní místo, věková kategorie, ročník i písmeno třídy, a taky řazení, které jste si nastavili kliknutím na hlavičku sloupce. Chcete-li jmenný seznam jedné třídy, nastavte si ho tedy nejdřív na obrazovce a pak teprve exportujte.

Soubor obsahuje výdejní místo, příjmení, jméno, datum narození, třídu, věkovou kategorii, variabilní symbol, kredit, informaci o automatickém objednávání a označení archivovaných strávníků. Je v kódování UTF-8 s desetinnou čárkou, takže se v Excelu i v LibreOffice otevře česky.

Archivovaní strávníci v exportu jsou - stejně jako v seznamu - až na konci a ve sloupci Archivovaný mají „ano”.

Rozbalovací seznamy a hledání v nich

Rozbalovací seznamy v operátorském rozhraní se chovají všude stejně. U delších z nich - třeba Výdejní místo ve filtru seznamu i ve formuláři strávníka - je nad položkami vyhledávací pole. Po rozbalení vidíte celý seznam, psaním se zužuje na položky, jejichž název zadaný text obsahuje. Diakritiku psát nemusíte, zs husova najde ZŠ Husova.

Celé to jde z klávesnice: na zavřeném seznamu prostě začněte psát, seznam se rozbalí a rovnou filtruje podle napsaného. Šipkami se posunete, Enter vybere zvýrazněnou položku, Esc zavře. U jídelen s několika málo výdejními místy se vyhledávací pole samo nezobrazuje - jakmile ale začnete psát, objeví se.

Hodí se to hlavně při párování plateb: když na výpisu z účtu vidíte VS a potřebujete zjistit, komu patří, opište ho do vyhledávání strávníků. Vyhledávání se drží vašeho zařízení - stejný VS v jiné jídelně se nezobrazí.

Ruční přidání strávníka

1. V sekci Strávníci klikněte na Přidat strávníka.

2. Určete rodiče. Přepínač nad formulářem rozhoduje, co se vyplňuje:

   • Existující rodič - do pole napíšete alespoň tři znaky ze jména, příjmení nebo e-mailu a účet vyberete ze seznamu. Jméno ani telefon se nezadává, bere se z účtu. Strávník se připojí k tomuto účtu, přihlašovací údaje se neposílají - platí stávající heslo. Tohle je cesta pro sourozence.
   • Nový rodič - vyplníte e-mail, jméno, příjmení a volitelně telefon. Účet se vytvoří a přihlašovací údaje odejdou na zadaný e-mail. Když se ukáže, že adresa v systému už účet má, strávník se k němu připojí a přihlašovací údaje se neposílají.

   Pokud jste formulář otevřeli z detailu rodiče (záložka Strávníci → Přidat strávníka), je rodič už vybraný a přepínač se nezobrazuje. Odkazem Vybrat jiného rodiče se k volbě vrátíte.

3. Vyplňte údaje strávníka (jméno, příjmení, datum narození, výdejní místo - vyberte pomocí vyhledávacího pole s adresou pro snadné rozlišení, příznak diety).

4. Volitelně vyplňte variabilní symbol (viz níže).

5. Klikněte na Vytvořit a odeslat údaje.

Strávník s vlastním přihlášením (např. učitel)

Pokud si má strávník objednávat sám za sebe - typicky učitel - zaškrtněte na začátku formuláře „Strávník se přihlašuje sám (např. učitel)”:

• Sekce „Rodič” se změní na přihlašovací údaje strávníka - stačí zadat jeho e-mail (a volitelně telefon). Jméno se převezme z údajů strávníka.
• Přihlašovací údaje se pošlou přímo strávníkovi (ne rodiči). Po přihlášení si objednává stejně jako rodič, ale jen sám za sebe.
• Automaticky se předvyplní „Dospělý strávník” (učitel je dospělý - vlastní cena, mimo spotřební koš); v případě potřeby lze odznačit.
• Pokud e-mail už v systému patří rodiči, jeho účet se znovu použije a získá navíc roli strávníka (může tedy objednávat sobě i svým dětem).

Datum narození: u strávníka označeného jako dospělý je datum narození nepovinné - na cenu ani porci nemá vliv (dospělí mají vlastní kategorii). U ostatních strávníků zůstává povinné.

Když objednává provozní za strávníka (např. senioři)

Někteří strávníci si neumí objednat sami a nemají ani rodiče, který by to udělal za ně - typicky senioři. V takovém případě může provozní přepnout na Nový rodič a zadat do pole e-mailu vlastní adresu - a stát se tak pečovatelem těchto strávníků. (Ve volbě Existující rodič se najde teprve tehdy, až roli rodiče skutečně má, tedy od druhého takového strávníka dál.)

• Účet se znovu použije (přihlašovací údaje nechodí, platí stávající heslo) a získá navíc roli rodiče ve stejné jídelně.
• V hlavičce aplikace se objeví přepínač rolí - provozní přepne z Operátor na Rodič a uvidí své strávníky přesně tak, jak je vidí běžný rodič: jídelníček, objednávky, historii i zůstatek.
• Zpět se přepne stejným přepínačem. Operátorské rozhraní tím nijak neztrácí.

Pozor: e-mail patřící organizaci nebo obsluze výdeje takto použít nelze - nejsou to osobní účty a systém je odmítne se srozumitelnou hláškou.

Schválení učitele registrovaného online

Když se učitel zaregistruje sám (na registrační stránce zvolí Učitel / samostatný strávník), objeví se v sekci Strávníci na záložce Čeká na schválení (u záložky je počet čekajících registrací):

1. Přepněte na záložku Čeká na schválení a klikněte na řádek daného učitele.
2. Zkontrolujte výdejní místo - pokud si ho učitel zvolil už při registraci, je předvyplněné; můžete ho ponechat, nebo změnit (vyhledáním podle názvu). Případně zapněte Dietní stravování.
3. Zvolte režim placení (viz níže).
4. Klikněte na Schválit a přidat.

Tím se účet aktivuje a založí se učiteli záznam strávníka s vlastním přihlášením - od té chvíle si objednává sám za sebe. Není potřeba zadávat e-mail ani heslo; přihlašuje se údaji z registrace. Výsledek je stejný jako u ručního strávníka s vlastním přihlášením, jen údaje zadal učitel při registraci.

Režim placení pro učitele (samostatný strávník)

Při schválení učitele zvolíte jeden ze dvou režimů placení:

• Kreditní (výchozí) - učitel nabíjí kredit předem, objednávky se odečítají z kreditu. Je-li zůstatek nula, objednávat nemůže.
• Fakturační - učitel objednává na účet, který se může dostat do minusu. Objednávky se neodečítají z předplaceného kreditu, ale rozúčtovávají se později fakturou (mimo systém). Učitel vidí na kartě zůstatku nápis “Fakturační režim - platí se zpětně fakturou” a jeho záporný zůstatek se nevyznačuje jako chyba.

Režim placení volíte při schválení a můžete jej později změnit v detailu strávníka (operátor nebo admin). Režim placení se uplatňuje i na automatické objednávky - fakturační učitel si může nechat automaticky objednat jídlo i se záporným zůstatkem, kreditní učitel se zastaví na nule.

Tip: Pro většinu učitelů stačí režim Kreditní (výchozí). Fakturační režim je užitečný pro pedagogy, kteří si chcou objednat bez nutnosti předem nabíjet; faktury se pak obchodně dohadují se školou nebo příslušným oddělením.

Variabilní symbol

Variabilní symbol (VS) je číselný identifikátor strávníkova kreditního účtu používaný při bankovním převodu. Když rodič posílá peníze, uvede VS jako součást platebního příkazu - jídelna podle něj přiřadí příchozí platbu k správnému strávníkovi (viz Dobíjení kreditu).

Při vytváření strávníka má pole VS dva režimy:

• Automatické přidělení (pole nech prázdné) - systém přidělí další volné číslo z pořadí daného tenanta. První VS v rámci tenanta je 100001, další pak 100002, 100003 a tak dále. Toto je doporučený postup pro většinu případů - operátor nemusí čísla sám hlídat.
• Ruční zadání - operátor vyplní konkrétní VS (kladné celé číslo s maximálně 10 ciframi, což odpovídá českému bankovnímu standardu). Hodí se, pokud strávník přechází z jiného systému a má už zaběhnutý VS, který chce zachovat, nebo když jídelna používá schéma podle školy/třídy.

Kolize: Pokud zadáte VS, který v rámci vašeho tenanta už používá jiný účet (strávníka nebo organizace), formulář zobrazí chybu “Variabilní symbol je již obsazený” a budete muset zvolit jiný. Automatické přidělování tuto situaci řeší samo - jen přeskočí obsazené hodnoty a zkusí další.

Ruční jednorázové zadání VS nemění logiku automatického přidělování. Příklad: pokud automaticky dojdete k 100050 a pak ručně přidělíte VS 500000, další automaticky přidělený VS bude 100051, ne 500001. Counter se nepřesouvá za ručně zadanou hodnotu - díky tomu se nevytváří díry v automatické řadě.

Změna variabilního symbolu

Variabilní symbol jde změnit i po založení strávníka. V detailu strávníka na záložce Základní údaje je u VS tlačítko Změnit - zadejte nové číslo a uložte. Platí stejná pravidla jako při zakládání: kladné celé číslo o nejvýše 10 cifrách, které v rámci vaší jídelny ještě nikdo (strávník ani organizace) nepoužívá. Obsazený VS formulář odmítne hláškou „Variabilní symbol je již obsazený”.

Pozor: VS je identifikátor, podle kterého se párují příchozí bankovní platby. Po změně se platba se starým symbolem už k strávníkovi nepřiřadí a zůstane ve výpisu jako nespárovaná. Změníte-li VS, dejte rodiči vědět, ať si upraví trvalý příkaz. Změna se zapisuje do auditního záznamu (kdo a kdy ji provedl).

Změna VS platí jen dopředu - dříve připsané platby a zůstatek zůstávají beze změny.

Strávník bez variabilního symbolu

Občas se stane, že strávník žádný VS nemá — v seznamu je v tom sloupci pomlčka a v detailu na záložce Základní údaje stojí u variabilního symbolu Nepřiřazen. Automatické přidělení symbolu totiž neblokuje založení strávníka: když se v ten okamžik nepodaří (typicky při hromadném importu, kdy se automatická řada potká s ručně zadanými symboly), strávník se založí i tak, ale bez platebního účtu.

Takový strávník nemůže objednávat ani platit: každá objednávka se odečítá z kreditu, takže se bez platebního účtu odmítne, příchozí platba se nemá k čemu spárovat a kredit mu nedobijete. Automatické objednávání takový den tiše přeskočí. Spraví to tlačítko Přiřadit hned u nápisu „Nepřiřazen”: zadejte volné číslo a uložte. Tím se platební účet založí (s nulovým zůstatkem) a od té chvíle se strávník chová jako každý jiný.

• Platí stejná pravidla jako výše: kladné celé číslo o nejvýše 10 cifrách, volné v rámci celé jídelny.
• Zůstatek začíná na nule. Pokud strávník přechází z jiného systému a má u vás nějaký kredit, doúčtujte ho po přiřazení symbolu jako korekci zůstatku na záložce Kredit.
• U archivovaného strávníka se tlačítko nenabízí — nejdřív archivaci zrušte.

Stejně to funguje i u organizace: pokud jí při zakládání symbol nevznikl, v detailu je u VS Přiřadit a přiřazením se založí její kreditní účet.

Přesun strávníka na jiné výdejní místo

Výdejní místo se mění v detailu strávníka na záložce Základní údaje. Objednávky nejsou vázané na výdejní místo, ale na strávníka, takže se přesunou s ním - a to i ty za už uskutečněné dny. Znamená to, že sestavy (výdejka, jmenný seznam, expediční list, dodací list) budou strávníka i jeho starší objednávky vykazovat už na novém výdejním místě. Cena zůstává taková, za jakou se objednávalo - rozdíl proti ceníku nového místa se nedoúčtovává.

Jak se ale zachází se objednávkami, které nové výdejní místo vůbec nenabízí (např. strávník má objednaný Oběd 3 a nové místo tuhle variantu nemá):

1. Po změně výdejního místa se ve formuláři objeví upozornění, kolika objednávek na příští dny se to týká.
2. Při uložení se zobrazí potvrzení s výpisem konkrétních objednávek (den, druh jídla, částka). Po potvrzení se zruší a vrátí se za ně peníze na konto strávníka, a teprve pak se strávník přesune. Ruší se i po termínu odhlášení - nové místo je stejně nemůže vydat.
3. Bez potvrzení se přesun neprovede.

Výjimka: jídla, která už byla vydána u výdejního okénka, se nerušit nedají (peníze za snědené jídlo se nevracejí) a zůstanou účtovaná. Potvrzovací dialog na ně upozorní.

Rodič si výdejní místo u svého dítěte měnit může, ale objednávky se mu tímto způsobem rušit nebudou - kolizní objednávky si musí nejdřív odhlásit sám, nebo požádat jídelnu o přesun (nešlo by to jinak obejít termín odhlášení).

Automatické objednávání: po přesunu zkontrolujte výchozí variantu v nastavení objednávek strávníka. Pokud ji nové výdejní místo nenabízí, automatické objednávání pro tohoto strávníka nic neobjedná (a započítá to jako přeskočené dny).

Objednávky strávníka

V detailu strávníka je vpravo dole tlačítko Objednávky - otevře stránku s objednávkami toho jednoho strávníka. Stránka má dvě zobrazení, přepínají se tlačítky nahoře:

• Objednat - týdenní jídelníček. U každého jídla je tlačítko Objednat (volitelně s krabičkou), u už objednaného jídla Zrušit a jeho cena. Šipkami se listuje po týdnech. Zobrazuje jen týden, na který je vypsaný jídelníček.
• Přehled objednávek - seznam skutečně zadaných objednávek za zvolený měsíc, den po dni: druh jídla, název, značka krabičky, částka a zrušené objednávky přeškrtnuté. Nahoře je souhrn Objednáno: N · celkem X Kč. Tady si operátor ověří, co za strávníka zadal, i když na daný týden zrovna není vypsaný jídelníček.

Rušit objednávky se dá v zobrazení Objednat - je tam vidět kontext jídelníčku i uzávěrka.

Hromadný import strávníků (CSV)

Pro nové školní roky nebo při migraci z jiného systému může operátor importovat strávníky hromadně pomocí CSV souboru. Tato funkce výrazně šetří čas oproti ručnímu zadávání.

Výdejní místo se volí jednou rozbalovacím seznamem na stránce importu — není to sloupec v CSV. Všichni strávníci z nahraného souboru se založí pod tímto vybraným výdejním místem.

Formát CSV souboru

CSV soubor musí mít hlavičkový řádek. Oddělovač může být čárka i středník (systém ho rozpozná automaticky), kódování UTF-8. Na pořadí sloupců nezáleží.

Na stránce importu je odkaz Stáhněte ukázkové CSV — ukázka obsahuje všechny podporované sloupce včetně variable_symbol a credit, takže je nejjistější začít od ní a jen do ní vepsat svoje data:

first_name;last_name;birth_date;parent_email;parent_first_name;parent_last_name;is_adult;diet_flag;class;allergens;variable_symbol;credit
Jan;Novak;2015-03-15;novakova@example.com;Jana;Novakova;ne;ne;;1|7;4210;850,50
Marie;Novakova;2017-08-22;novakova@example.com;Jana;Novakova;ne;ne;3.A;;4211;0
Petra;Ucitelova;;ucitelova@example.com;;;ano;ne;;;4212;-120

Popis polí

Prvních osm sloupců musí být v hlavičce vždy; zbytek je nepovinný. U tří z nich smí buňka na konkrétním řádku zůstat prázdná — to je ta hvězdička ve sloupci Povinné.

Kontrola hlavičky

Import projde jen se sloupci, které systém zná, a jen když má všechny povinné. Pokud v hlavičce najde neznámý sloupec (např. kredit nebo překlep variable_symbols místo variable_symbol), stejný sloupec dvakrát nebo mu některý povinný sloupec chybí, celý soubor odmítne: nezaloží ani jednoho strávníka a nikomu neodejde uvítací e-mail. Ve výsledku se ukáže, které sloupce jsou špatně — všechny naráz, aby se soubor opravoval na jeden zátah.

Je to úmyslné. Kdyby se neznámý sloupec jen ignoroval, překlep v jeho názvu by se tvářil jako úspěšný import a data z toho sloupce by zmizela bez varování — u variable_symbol to znamená, že by každý strávník dostal nový symbol a rodiče by už měli v e-mailu čísla, na která se platby ze starého systému nepřipíšou.

Pozor: export z jiného systému proto nelze nahrát „tak, jak je” — sloupce, které edumeal nezná, je potřeba nejdřív odebrat nebo přejmenovat.

Převod zůstatků ze starého systému

Sloupec credit přenese zůstatek, který strávník měl v předchozím systému. Píše se v korunách (850,50), smí být i záporný, když strávník dluží, a prázdná buňka nebo 0 znamená, že se nepřevádí nic — export, ve kterém je u většiny lidí nula, tedy nezaloží stovky nulových pohybů.

Zůstatek se zaúčtuje jako korekce zůstatku s popisem „Počáteční zůstatek z importu”, takže je v historii transakcí strávníka dohledatelný a rodič ho vidí i v uvítacím e-mailu ve sloupci Převedený zůstatek. Ve výsledku importu se ukáže, kolika strávníkům se zůstatek převedl a jaká je celková částka.

Pozor na desetinnou čárku: v souboru s čárkovým oddělovačem by se 850,50 rozpadlo na dvě buňky. Použijte proto středníkový soubor (jako ukázka), nebo napište částku s tečkou — 850.50. Řádek s rozpadlou částkou import odmítne, nikdy ho nezaúčtuje jako 850 Kč.

Na jeden řádek lze převést nejvýš 1 000 000 Kč. Kredit se zaúčtuje jen strávníkům, které import právě zakládá — opakované nahrání téhož souboru existující strávníky přeskočí, takže se zůstatek nemůže připsat dvakrát. U řádku, kterému se kvůli obsazenému variabilnímu symbolu nepodařilo založit platební účet, se zůstatek nepřevede a import to vypíše jako chybu.

Sourozenci pod jedním rodičem: stačí uvést stejný parent_email na více řádcích. Účet se založí jednou a všichni strávníci se pod něj napojí — každý ale dostane vlastní variabilní symbol, platby je proto potřeba posílat za každého zvlášť.

Pedagogové a dospělí strávníci se importují s is_adult = ano. Do parent_email patří jejich vlastní adresa a sloupce parent_first_name / parent_last_name se nechají prázdné — účet se pojmenuje podle jména strávníka. Vznikne z toho samoobjednávající strávník, tedy přesně to, co byste dostali ručním založením přes formulář: pedagog se přihlásí na svou adresu a objednává sám sobě, není veden jako rodič. Datum narození u nich může chybět, sloupec birth_date ale musí být v hlavičce i v souboru, kde jsou samí dospělí.

Když je někdo zároveň pedagog a rodič (učí na škole, kam chodí i jeho dítě), uveďte stejnou adresu na obou řádcích — na svém s is_adult = ano a na řádku dítěte jako parent_email. Vznikne jeden účet, který umí obojí, a dorazí mu jeden uvítací e-mail se sebou samým i s dítětem.

Uvítací e-mail

Nad tlačítkem Importovat je volba Poslat rodičům uvítací e-mail:

• Zaškrtnuto (výchozí): každý rodič dostane po importu jeden e-mail se seznamem svých strávníků a jejich variabilními symboly plus platebními údaji výdejního místa. Účty, které import právě založil, v témže e-mailu najdou i přihlašovací údaje — žádná druhá zpráva se neposílá.
• Nezaškrtnuto: strávníci i rodičovské účty se založí, ale nikomu nic neodejde. Vhodné, když si připravujete seznam na další školní rok dopředu. Noví rodiče se pak dostanou do systému přes Zapomenuté heslo na svojí adresu.

Postup importu

1. Stáhněte si na stránce importu ukázkové CSV a připravte podle něj svůj soubor (kódování UTF-8).
2. Přejděte do sekce Strávníci a klikněte na Import CSV.
3. V rozbalovacím seznamu Výdejní místo vyberte místo, pod které se strávníci založí.
4. Rozhodněte, jestli se má poslat uvítací e-mail (viz výše).
5. Vyberte soubor z disku (nebo ho přetáhněte do nahrávacího pole) a klikněte na Importovat.
6. Po dokončení se zobrazí karta Výsledek importu s počty Vytvořeno a Přeskočeno, dlaždice Účty s počtem nových a napojených účtů a s odeslanými e-maily. Když soubor převáděl zůstatky, přidá se Převedený zůstatek a Strávníků se zůstatkem. Chybné řádky se vypíšou v seznamu Chyb s číslem řádku a popisem problému.

Mezi chybami se může objevit i řádek, kterému se nepodařilo přidělit variabilní symbol (variable symbol not assigned ..., případně variable_symbol <číslo>: ... u symbolu, který jste zadali sami). Strávník je založený, ale bez platebního účtu — doplňte mu symbol v detailu, viz Strávník bez variabilního symbolu. Dokud ho nemá, nelze mu připsat platbu.

Import proběhne v jednom kroku — není žádný samostatný náhled před potvrzením. Chyba v hlavičce zastaví celý soubor (viz výše). Řádky s chybou (např. neplatné datum narození, neznámý kód alergenu nebo e-mail, který patří účtu organizace) se přeskočí a vypíšou v seznamu chyb, ostatní se založí. Každý import se zapisuje do auditního záznamu (název souboru + výsledné počty).

Archivace

Strávníky, kteří již nechodí do jídelny (např. přešli na jiné výdejní místo, ukončili docházku), můžete archivovat. Archivace:

• Skryje strávníka z aktivních seznamů
• Zabrání vytváření nových objednávek
• Zachová všechna historická data a transakce
• Je reverzibilní — archivaci lze kdykoli zrušit (viz níže)

Zůstatek a dluh brání archivaci

Konto strávníka musí být před archivací vypořádané — systém archivaci odmítne, dokud na něm zůstávají peníze, a to na obě strany:

• Kredit (kladný zůstatek) jsou cizí peníze. Archivací by zmizely z dohledu a variabilní symbol by zůstal navěky obsazený. Vypořádejte je opravou zůstatku (viz Kredit a platby).
• Dluh (záporný zůstatek) je pohledávka. Sestava Zůstatky strávníků i Přehled plateb počítají jen s živými strávníky, takže archivací dlužníka pohledávka zmizí z účetnictví a platba, která na jeho variabilní symbol dorazí později, se přestane připisovat.

Když peníze nedorazí a strávník odejít musí, nabídne dialog volbu Odepsat dluh a archivovat. Konto se opravou srovná na nulu a archivace hned proběhne. Oprava si vyžádá důvod — je to jediný záznam o tom, proč pohledávka zanikla — a zapíše se do historie transakcí i do auditního záznamu. Odpis se týká jen dluhu; kredit se tímhle tlačítkem nikdy nevyplácí (vracet peníze je jiná operace a nesmí se stát vedlejším účinkem archivace).

Rodiče se dluh netýká. Když si rodič archivuje vlastní dítě ve své aplikaci, dluh mu v tom nebrání — vyrovnat ho sám nemůže a jinak by se z jídelny neodhlásil. Pohledávka zůstává v účetnictví.

Fakturační pedagog není výjimka: mínus je u něj běžný provozní stav, ale při ukončení docházky je to nezaplacená částka, kterou je potřeba doúčtovat, nebo odepsat.

Obnovení archivovaného strávníka

Archivovaný strávník zůstává v seznamu strávníků, jen je zobrazen šedě se štítkem archivováno. Pokud byl strávník archivován omylem nebo se vrací do jídelny:

1. Otevřete detail archivovaného strávníka kliknutím na řádek v seznamu.
2. V dolní liště detailu klikněte na Obnovit.
3. Potvrďte akci v dialogu.

Po obnovení je strávník opět plně aktivní — můžete pro něj zadávat objednávky a editovat údaje (např. opravit chybně zadané datum narození). Variabilní symbol, kredit a historie objednávek se archivací neztrácejí, takže jsou po obnovení zachované.

U pedagoga jde odebrání účtu a archivace strávníka ruku v ruce. Samoobjednávající pedagog je sám sobě rodičem, takže jeho záznam strávníka se nikdy „nestane bez rodiče” — a přesto odejde s účtem: odebrání účtu ho archivuje. Jinak by po pedagogovi zůstal živý řádek bez přístupu, pro který nikdo nemůže objednávat ani platit, a který už by nikdo nearchivoval.

Dokud má takový pedagog na kontě peníze (kredit i dluh), systém proto odmítne i odebrání jeho účtu, ne jen archivaci strávníka — vypořádejte konto nejdřív. Totéž platí pro rodiče, který je zároveň pedagogem: dialog vám dopředu řekne, který řádek to blokuje, a po vypořádání vypíše, koho archivace zahrne.

Jedna výjimka: samoobjednávající pedagog, jehož vlastní účet už kvůli archivaci zanikl (viz Co se stane s účty níže), se obnovit nedá. Jeho záznam strávníka je svázaný s jeho přihlášením, a to už neexistuje — obnovením by vznikl řádek, pro který nikdo nemůže objednávat ani platit. Systém proto obnovení odmítne a takového pedagoga je potřeba založit znovu.

Co se stane s účty

Archivace strávníka se propíše i na účty, na kterých strávník visel — stejně jako to funguje v opačném směru u odebrání rodiče. Dřív se nepropisovala vůbec, takže po odchodu poslední dítěte zůstal v jídelně účet, který už nešlo k ničemu použít, a přesto pořád držel svou e-mailovou adresu.

Systém vám dopředu v dialogu ukáže, co přesně to udělá:

• Rodič, kterému zůstane další dítě v jídelně, se nedotkne. Sourozenec objednává dál.
• Rodič, kterému nezůstane žádné dítě, se z jídelny odpojí. Byla-li to jeho jediná jídelna, jeho účet zanikne a tím se uvolní jeho e-mailová adresa (viz Uvolnění e-mailu).
• Rodič, který má přístup i v jiné jídelně nebo u vás zastává ještě jinou roli (typicky je zároveň operátor), se jen odpojí od téhle jídelny a zůstává aktivní. E-mail si nechává — jinde se s ním pořád přihlašuje.
• U samoobjednávajícího pedagoga se stejným způsobem odebírá role strávníka. Je-li ten člověk zároveň rodičem svého dítěte, roli rodiče si ponechá a jeho účet nezaniká.

Dialog vypíše jmenovitě, který účet zaniká a s jakou adresou. U nevratné větve po vás navíc bude chtít opsat slovo ARCHIVOVAT; u běžné archivace, která žádný účet neruší, stačí jedno kliknutí.

Rodič si tímhle vlastní účet nezruší. Kaskáda běží jen když strávníka archivuje operátor nebo administrátor. Když si rodič archivuje poslední dítě sám ve své aplikaci, jeho účet zůstává beze změny — jinak by se odpojil uprostřed vlastního přihlášení a sám by s tím nic nezmohl.

Archivace strávníka i zrušení účtu se zapisují do auditního protokolu; u uvolněné adresy se ukládá jen její doména, ne celá adresa.

Nevypořádané konto dítěte odebrání rodiče zastaví. Pokud by některé dítě zůstalo po odebrání bez rodiče a jeho konto nebylo na nule, systém odebrání odmítne celé a řekne vám dopředu, koho vypořádat. Platí to pro obě znaménka, i když z opačných důvodů:

• Dluh je pohledávka, kterou by neměl kdo zaplatit. Vyrovnejte konto, nebo dluh odepište při archivaci toho strávníka.
• Kredit jsou cizí peníze na kontě, ze kterého už nikdo nemůže objednávat. Vypořádejte zůstatek opravou zůstatku v detailu strávníka; kredit se nikdy neodepisuje, vrací se.

Dřív kredit odebrání pustil dál a strávník zůstal viset živý, bez rodiče a s penězi — objevil se jen v reportu Strávníci bez aktivního rodiče. Odebrání proto teď zopakujte až po vypořádání.

Trvalé smazání strávníka (GDPR)

Dítě vlastní účet nemá, takže smazání účtu rodiče se k jeho jménu nedostane. Pro strávníka je proto v nabídce dalších akcí v jeho detailu samostatná volba Trvale smazat (GDPR) — nabízí se i u archivovaného strávníka, protože výmaz se typicky vyřizuje až po odchodu z jídelny. Vyžaduje opsat slovo SMAZAT a je nevratná.

Co se stane:

• jméno se změní na „Smazáno (strávník)“, alergeny a dietní poznámka se vymažou, případný čip se odpojí (karta je znovu použitelná) a strávník se archivuje,
• zůstává datum narození a věková kategorie (počítají se z nich porce a spotřební koš ve všech historických sestavách), kredit s variabilním symbolem (kvůli dohledání starých platb) a objednávky s výdeji,
• nevypořádané konto smazání odmítne — stejně jako archivaci. Vyrovnejte zůstatek, u dluhu ho lze odepsat při archivaci.

Sestavy za minulé dny se tím změní. Jméno na výdejce nebo ve jmenném seznamu se nečte z uložené kopie, ale živě ze záznamu strávníka — po smazání se tedy i na starých sestavách vytiskne „Smazáno (strávník)“. Pokud takový den ještě potřebujete s jménem, vytiskněte ho před smazáním.

Smazání se zapisuje do auditního protokolu (kdo, kdy, které výdejní místo) — bez jména, aby ho záznam znovu nezavedl.

U pedagoga se maže i účet

Samoobjednávající pedagog je jedna osoba se svým účtem, takže jeho jméno, alergeny i dietní poznámka jsou tytéž osobní údaje jako e-mail a telefon na účtu. Smazat jen záznam strávníka by po „trvalém smazání” nechalo živou přihlašovací adresu a jméno.

V jeho detailu se proto volba jmenuje Trvale smazat včetně účtu (GDPR) a udělá obojí najednou:

• na účtu se pseudonymizuje jméno, e-mail i telefon, přihlášení okamžitě přestane platit a nedoručené e-maily se zruší,
• na záznamu strávníka se jméno změní na „Smazáno (strávník)”, alergeny a poznámka se vymažou, případný čip se odpojí (karta je znovu použitelná) a záznam se archivuje.

Datum narození a příznak dospělosti zůstávají — z nich se počítá věková kategorie ve všech historických sestavách, takže jejich vymazáním by se zpětně změnily porce a spotřební koš. Zůstává i variabilní symbol a konto, aby šlo dohledat staré platby; nevypořádané konto proto smazání odmítne stejně jako archivaci.

Pedagog v seznamu Rodiče není (je vedený rolí strávníka), takže tohle je jediné místo, odkud se jeho účet maže. Pokud má na sobě zároveň napojené děti (je i rodič), smazání se odmítne — nejdřív je převeďte na jiný účet nebo archivujte.

Podobně můžete archivovat i uživatelské účty rodičů, pokud již není jejich přístup do systému potřebný. Archivace rodiče zachovává jeho jméno, e-mail a telefon v databázi - je určená pro reverzibilní deaktivaci (např. dočasné pozastavení účtu) ne pro trvalé smazání.

Co se stane se strávníky

Odebrání rodiče se nově propíše i na jeho strávníky, a systém vám dopředu ukáže co přesně:

• Strávník, kterému zůstane jiný aktivní rodič (sdílená péče, druhý rodič, prarodič) se nedotkne. Objednávky mu běží dál.
• Strávník, kterému nezůstane žádný aktivní rodič, se archivuje - a v poznámce si nese, že to způsobilo odebrání rodiče, aby se pak dala odlišit od archivace, kterou jste udělali sami.
• Strávník bez rodiče, který má na kontě peníze, se NEarchivuje. Jsou to cizí peníze a archivací by zmizely z dohledu. Zůstane v provozu, ale nedá se pro něj objednávat a nepřipisují se mu platby - a objeví se v reportu Strávníci bez rodiče. Vypořádejte zůstatek (opravou zůstatku) a strávníka pak archivujte ručně.

Dialog před potvrzením vypíše jmenovitě, kdo se archivuje a kdo má zůstatek s jakou částkou. U nevratné větve (účet zaniká nebo se archivují děti) po vás navíc bude chtít opsat slovo ODEBRAT - jednoduchá zábrana proti přebrnknutí.

Převod strávníků na jiný účet zůstává k dispozici jako volitelná cesta, když chcete děti předat konkrétnímu člověku místo toho, aby se archivovaly. Povinný předkrok už to není. (Trvalé smazání dle GDPR ho ale pořád vyžaduje - pseudonymizovaný účet už nejde na nikoho ukázat.)

Převod strávníků na jiný účet

Nejčastější případ: stejný rodič je v systému dvakrát (např. jednou z importu a jednou z vlastní registrace) a děti visí na obou účtech. E-mail duplicitního účtu nejde přepsat na ten správný - každý živý e-mail může být v systému jen jednou a formulář takovou změnu odmítne hláškou „Tento e-mail už používá jiný účet”. Řešením je strávníky převést a duplicitu zrušit.

V detailu rodiče v menu pod ikonou ⋮ je položka Převést strávníky. (Ke stejnému dialogu vede i tlačítko u hlášky o obsazeném e-mailu a odmítnutá archivace.)

V dialogu uvidíte:

1. Co se převede - seznam strávníků, ke kterým je účet přiřazený, včetně výdejního místa a označení „sdílená péče” u těch, kde rodič není hlavním vlastníkem.
2. Cílový účet - vyhledejte podle jména nebo e-mailu a vyberte. Cíl musí být existující aktivní účet ve vaší jídelně; nový účet dialog nezakládá.
3. Po převodu archivovat původní účet - předvyplněno. Odškrtněte, pokud chcete jen přesunout děti (např. na druhého rodiče) a původní účet zachovat.

Po potvrzení přejdou všichni strávníci pod cílový účet a původní účet už u nich nefiguruje. Cílový účet automaticky získá roli rodiče.

Co se nemění: zůstatek, variabilní symbol, historie objednávek ani platby - účet je vedený u strávníka, ne u rodiče. Převod se zapisuje do auditního záznamu.

Vlastní strávník zůstává. Pokud je převáděný účet zároveň strávník s vlastním přihlášením (typicky učitel), jeho vlastní záznam strávníka se nepřevádí - patří k jeho identitě. Takový účet se proto ani nearchivuje, i když volbu necháte zaškrtnutou.

Pokud má člověk přístup i v jiné jídelně, archivace ho odpojí jen od té vaší - jinde se přihlásí dál.

Uvolnění e-mailu pro novou registraci

Po archivaci účtu se jeho e-mail uvolní pro novou registraci v jakékoli jídelně. Adresu totiž obsazují jen živé účty: archivovaný účet si svou adresu v databázi nechává (nemažeme ji, je potřeba u fakturační historie a auditu), ale místo už blokuje. Když tedy rodič opustí jídelnu A a chce začít v jídelně B, stačí v A jeho účet archivovat a v B se zaregistruje se stejným e-mailem. Nemusíte mu říkat, ať si zakládá novou adresu.

Účet se archivuje dvěma cestami a obě adresu uvolní stejně:

• Odebráním rodiče z jídelny (v seznamu Rodiče), byla-li to jeho poslední jídelna.
• Archivací jeho posledního strávníka — to se od nové verze propíše na účet samo, viz Co se stane s účty.

Trvalé smazání dle GDPR není k uvolnění adresy potřeba. To je samostatná, nevratná operace pro případ, kdy o smazání svých údajů požádá sám dotčený člověk — viz Trvalé smazání.

Když se rodina vrátí

Protože se e-mail archivací uvolní, vracející se rodina se zaregistruje jako nový účet. Jejich dítě ale v systému pořád je - archivované, s původním variabilním symbolem, zůstatkem i historií objednávek.

Proto při zakládání strávníka hlídáme duplicity: když zadáte jméno a datum narození, které už v jídelně existuje (i archivovaně), formulář se zastaví a nabídne dvě cesty:

• Připojit existujícího strávníka - původní záznam se přiřadí novému účtu a odarchivuje. Zůstatek, variabilní symbol i historie zůstávají, takže rodičův trvalý příkaz začne fungovat sám.
• Je to jiné dítě, vytvořit nového - pro případ dvou skutečných jmenovců se stejným datem narození.

Zakládejte nového strávníka jen když to skutečně jiné dítě je. Nový záznam dostane nový variabilní symbol a platby ze starého trvalého příkazu by se dál nepřipisovaly - skončily by v importu jako nespárované.

Připojení je vždy operátorská akce. Rodič si dítě nemůže „nárokovat” sám - na účtu bývají peníze.

Trvalé smazání (GDPR čl. 17)

Pro situace, kdy rodič výslovně požádá o smazání svých osobních údajů, nebo kdy uplynula zákonná retenční lhůta pro účetní podklady, slouží Trvalé smazání (GDPR). Akci může pustit jak operátor (v rámci svého tenanta), tak administrátor (napříč tenanty) - operátor je z pohledu GDPR správce dat svých rodičů, takže žádost subjektu vyřizuje přímo bez nutnosti eskalace. V detail panelu rodiče v menu pod ikonou ⋮ najdete druhou položku s upozorněním „Nevratné - pseudonymizuje PII”. Stejně jako u strávníka je akce za opsaným slovem SMAZAT — dokud ho nenapíšete, potvrzovací tlačítko je neaktivní.

Po potvrzení dialogu:

• Jméno, e-mail a telefon se přepíšou na placeholder (erased-<uuid>@edumeal.invalid) a původní hodnoty se z databáze ztratí - operaci nelze vrátit zpět.
• Všechny aktivní přihlašovací tokeny okamžitě přestanou platit (nastaví se token_invalidated_at = now()). Případné otevřené relace v prohlížeči se odhlásí při dalším requestu.
• Nedoručené e-maily v notifikační frontě, které byly určeny tomuto rodičovi, se zruší (status failed, payload vyprázdněn) - žádný „erasure-late” e-mail už neopustí systém.
• Audit log (záznamy o přihlášeních, dobitích kreditu, objednávkách) zůstává nezměněn - referencuje jen user_id (UUID), ne e-mail. UUID samo není osobní údaj.
• Finance (transakce, kreditní účet, variabilní symbol, faktury) zůstávají nezměněné. Český zákon o účetnictví vyžaduje archivaci 5–10 let v závislosti na typu dokladu; GDPR výslovně připouští tuto výjimku z práva na výmaz.
• Strávníci (děti) musí být vyřešení předem: dokud na účtu visí byť jediný živý strávník, smazání se odmítne s hláškou o připojených strávnících. Převeďte je na jiný účet (Převést strávníky), nebo je archivujte — archivovaní už smazání nebrání a zůstanou napojení na pseudonymizovaný účet. Jméno samotného dítěte tím smazané není, na to je Trvalé smazání strávníka.

Použijte rozumně: trvalé smazání pouštějte jen po doložené žádosti subjektu nebo po vypršení retence. Pro běžné případy „rodič přestal používat systém” stačí Archivace - uvolní e-mail pro novou registraci a zachová možnost reaktivace.

Obsluha výdeje (kitchen_staff)

Pokud kuchyně používá RFID výdej, vytváří operátor také účty pro obsluhu výdeje — kuchařky a paní jídelnové, které u okénka potvrzují výdej čipem strávníka. Tato role (kitchen_staff) je oddělená od role operátora a má přístup pouze k výdejnímu UI, ne ke správě cen, receptů ani uživatelských účtů.

Postup vytvoření účtu obsluhy, přiřazení služebního čipu a vystavení fallback PINu najdete v sekci RFID výdej obědů.