Kontakty a skupiny kontaktů

Kontakty jsou adresář e-mailových adres, kterým posíláte sestavy. Typicky zřizovatel, účetní, vedení školy nebo druhá adresa na výdejní místo — tedy lidé, kteří sestavu potřebují dostávat, ale nemají (a nemají mít) účet v edumealu.

Kontakt není uživatel systému. Nepřihlašuje se, nemá roli, nevidí žádná data v aplikaci a nenastavuje si žádné notifikace. Je to jméno a e-mailová adresa, nic víc.

Najdete je v levém menu v sekci Konfigurace → Kontakty, na dvou záložkách: Kontakty a Skupiny.

Kontakt

Nový kontakt zakládá tlačítko + Nový kontakt. Vyplňuje se:

• Jméno — povinné, zobrazuje se v přehledech i v potvrzení před odesláním.
• E-mail — povinný. Jedna adresa smí být v adresáři jen jednou; při pokusu o duplicitu vás systém upozorní. Malá a velká písmena se neberou v úvahu (Jana@… a jana@… je stejná adresa).
• Telefon a Poznámka — nepovinné, jen pro vaši evidenci.
• Výdejní místo — nepovinné, ale zásadní pro chování při odesílání (viz níže).
• Skupiny — do kterých skupin kontakt patří. Kontakt může být ve více skupinách současně.

Výdejní místo u kontaktu rozhoduje, co dostane

Toto je jediné místo, kde se kontakty chovají různě:

Prakticky: ředitelka konkrétní školy dostane s vyplněným výdejním místem jen svoji školu, zřizovatel bez výdejního místa dostane jeden dokument se všemi školami v rozsahu.

Pokud kontakt míří na výdejní místo, které v odesílaném rozsahu není, dostane sestavu za celý rozsah — nikdy sestavu cizího místa.

Skupiny kontaktů

Skupina je pojmenovaná množina kontaktů, aby se dalo odeslat všem najednou (např. Zřizovatelé, Účetní, Vedení škol). Skupina sama o sobě nic nedělá, jen sdružuje adresy.

• Kontakty do skupiny přidáte buď ve skupině (pole Kontakty ve skupině), nebo u kontaktu (pole Skupiny). Obojí vede ke stejnému výsledku.
• Sloupec Kontaktů v přehledu skupin ukazuje, kolik lidí ve skupině je.
• Kontakt ve více skupinách dostane e-mail jen jednou, i když v jednom odeslání vyberete obě jeho skupiny.

Mazání je trvalé

Kontakty ani skupiny se nearchivují — mažou se natrvalo. Je to záměr: adresář má být krátký a pravdivý.

• Smazání kontaktu ho odstraní i ze všech skupin.
• Smazání skupiny kontakty nemaže, jen zruší jejich zařazení do ní.
• Historie už odeslaných sestav zůstává beze změny. U každého odeslání je uložené jméno a adresa v podobě, v jaké tehdy platily, takže smazání kontaktu nikdy nepřepíše, komu co v minulosti odešlo.

Smazání kontaktu je zároveň cesta k výmazu osobního údaje na žádost.

Odeslání sestavy kontaktům

Kontakty se používají u sestav Jmenný seznam a Dodací list. Na obou stránkách je nad sestavou panel Příjemci:

• Skupiny kontaktů — vyberte jednu nebo více skupin.
• Jednotlivé kontakty — doplňte konkrétní lidi mimo skupiny.
• E-maily výdejních míst — přepínač, ve výchozím stavu zapnutý. Když ho vypnete, sestava půjde jen vybraným kontaktům a na e-maily výdejních míst se neodešle nic.

Výběr se nikam neukládá — při každém otevření stránky začínáte znovu jen s e-maily výdejních míst. Je to schválně: zapamatovaný výběr by tiše rozesílal lidem i u dalších odeslání.

Před odesláním vidíte konkrétní adresy

Potvrzovací dialog vypíše všechny adresy, na které sestava půjde, včetně důvodu (které výdejní místo, nebo přes kterou skupinu). Seznam počítá server stejně, jako pak sestavu opravdu rozešle — co je v potvrzení, to odejde.

Neodešle se nic tam, kde není co poslat: výdejní místo bez objednávek se přeskočí i s kontakty na něj navázanými. Když v celém rozsahu nikdo nic neobjednal, nedostanou nic ani kontakty bez výdejního místa — výsledek odeslání to výslovně zmíní, aby nevzniklo podezření, že se e-mail ztratil.

Po odeslání se pod tlačítkem vypíše, komu sestava odešla. Každý odeslaný e-mail navíc najdete v Auditu odeslaných e-mailů.